Как заверить документ у нотариуса

Лучшее издательство для настоящего бухгалтера. В сентябре 2019 г. нас читают в бухгалтериях 30000 российских компаний. Присоединяйтесь!. Лучшее издательство для настоящего бухгалтера. В сентябре 2019 г. нас читают в бухгалтериях 30000 российских компаний. Присоединяйтесь!

Как проходит процедура удостоверения

Согласно 44.2 ст. Основ законодательства Российской федерации о нотариате (в ред. Федерального закона от № 391-ФЗ), процедура нотариальных действий в электронной форме выглядит так:

1. Нотариус удостоверяет личность заявителя. Для этого потребуется предъявить оригинал паспорта.
2. Затем сканирует бумажный документ, соблюдая действующие технические требования Минюста России. Обратите внимание, нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.
3. К скану документа нотариус создает квалифицированную электронную в формате отсоединенной подписи. То есть подписанный документ и подпись к нему сохранятся в разных файлах.
4. Если формат документа подразумевает подпись заявителя (например, доверенность на совершение действий от лица заявителя), он тоже должен подписать документ своей квалифицированной электронной подписью.
5. Электронный документ и подпись к нему записывают на любой носитель (например, флеш-карту) или отправляют на нужный е-мейл.

Какие документы не заверяет нотариус

Несмотря на то, что список заверяемых документов довольно широк, имеется ограничение по тому, какие бумаги нотариус имеет право заявлять, а какие нет.

Это регламентируется статьей 45 закона о нотариате.

В данный список входят:

• Документы с заламинированными поверхностями. Данное правило связано с тем, что указанная обработка не позволяет определить подлинность документа. Он, в соответствии с Законодательством, в принципе не будет считаться действительным.
• Документы, подпись на которых выполнена при помощи факсимильного штампа, либо светокопирования, либо иного технического способа создания подписи.
• Документ, созданный за рубежом, но не прошедший легализацию в соответствии с Законодательством. Либо же не соответствующий требованиям международных соглашений.
• Документ, в составе которого имеется несколько листов, но при этом они не пронумерованы, не прошиты и не скреплены печатью. А также, если на них отсутствует подпись должностного лица, наделенного соответствующими полномочиями.
• Документы с нарушенной целостностью, когда имеются нечитаемые фрагменты текста, неразборчивые печати либо реквизиты и подписи лиц, которые могут привести к неверному пониманию содержания документа и поставить под вопрос его подлинность.
• Документ, одна или несколько частей которого написаны карандашом.
• Документы, в тексте которых присутствуют исправления, приписки, зачеркнутые слова, подчистки либо другие исправления, но при этом не стоит печати «Исправленному верить». Такая бумага также считается недействительной.

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

• <или>нотариус;
• <или>сама организация (сам предприниматель).

В каких случаях нужна нотариальная доверенность в электронной форме

Преимущество электронных документов прежде всего заключается в скорости их передачи и удобстве хранения. К нотариальному заверению электронных документов обращаются, чтобы:

• Быстро передать документы в другой город. Можно нотариально удостоверить электронный документ и отправить его по электронной почте адресату.
• Защитить документы от рисков, связанных с хранением и использованием документов на бумаге. Электронный документ, который находится в «облачном» хранилище, сложнее испортить или потерять. При этом он будет иметь такую же юридическую силу, что и бумажный.
• Уменьшить объем архива. Вместо нескольких полок с папками для электронных документов достаточно флешки или места в «облаке».

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта... утв. Постановлением Правительства РФ от № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от № 8.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копиистатьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ № 4462-1:

• <или>главой местной администрации;
• <или>специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»Постановления ФАС МО от № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от № А72-15314/2009; ФАС ЦО от № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от № А43-12945/2009.

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от № 65-ст (далее — ГОСТ Р ), но он носит рекомендательный характерп. 1 ГОСТ Р .

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»

3 ноября 2011 г.

СОВЕТ

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принятьп. 3 Указа № 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от № А62-47/2009.

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

• <или>отдельно заверить каждый лист копии;
• <или>прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательнаПостановление ФАС ДВО от № Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от № 28-10/15239.

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверкистатьи 93, 93.1 НК РФ, то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитовприложение № 5 к Приказу ФНС России от № ММ-3-06/338@:

• заверительную надпись;
• подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
• печать организации.

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередкип. 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от № 691. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Правовые акты, регулирующие нотариальное освидетельствование документов

В своих действиях нотариус должен руководствоваться «Основами законодательства Российской Федерации о нотариате», в которых прописана ответственность за совершенные действия. Такой договор составляется не менее, чем на год. В договоре обязательно указываются условия возмещения причиненного имущественного вреда в период действия договора, учитывая срок исковой давности согласно с законодательством России.

О сроках и ценах

Сколько стоит заверить копию документа у нотариуса (доверенность или другие документы)?

У многих граждан возникает вопрос, сколько времени действительна заверенная копия того или иного документа.

В соответствии с Законодательством, она имеет юридическую силу до того момента, пока действителен оригинал.

Но если после момента заверения прошло много лет, то далеко не во всех инстанциях такую копию смогут принять. Могут возникнуть сомнения в существовании изначального документа. Поэтому потребуется либо принести оригинал, либо создать и заверить новую копию.

В качестве примера такой ситуации можно рассмотреть заверенное свидетельство о браке. Брак мог быть уже давно расторгнут, но заверенная копия документа осталась на руках у владельца. Либо заверенное свидетельство о рождении. Юридически неправильно, если, например, оригинал был потерян через год после заверения копии, при этом ее выдают в дальнейшем за копию существующего документа.

Теперь стоит рассмотреть более подробно расценки на услуги нотариуса по заверению документов.

По Законодательству величина суммы, которую необходимо уплатить в нотариальной конторе за ту или иную услугу, составляется из двух частей:

1. Нотариальный тариф. Он диктуется Законодательством РФ и един для всех нотариальных контор.
2. Оплата правовой и технической работы. Определяется каждым нотариусом самостоятельно, но с точки зрения статистики имеет примерно одинаковые суммы. Различия могут быть только в случае, если конторы находятся в разных регионах, либо какой-либо конкретный нотариус определяет другой уровень оценки стоимости работы.

Ниже описаны несколько примеров размера нотариального тарифа (стоимость):

Какие документы подлежат заверению

Какие документы заверяет нотариус? Перечень документов, требующих нотариального заверения, ограничен. В этот список входят:

• принятие наследства;
• копии документов;
• брачные контракты;
• переводы документов с иностранных языков;
• оформления доверенностей с передачей прав на другого человека;
• договоры ренты и пожизненного содержания;
• договоры продажи недвижимости в случаях, когда в числе владельцев более 1 человека;
• долевая купля-продажа недвижимости;
• разрешения от родителей на вывоз детей, не достигших 16-летнего возраста, за пределы РФ;
• регистрации ООО;
• иные типы документов, которые в соответствии с совместным решением сторон, оформлялись с условием нотариального заверения, причем данное условие должно быть прописано в теле документа либо в дополнительном соглашении.

В случае самостоятельного составления документов сторонами соглашения бумаги будут иметь юридическую силу, даже если они не были заверены у нотариуса.

Для этого документы должны быть составлены грамотно с юридической точки зрения, а также содержать подписи обеих сторон соглашения.

Но при отсутствии должного опыта или знаний лучше обратиться к нотариусу для проверки грамотности составления и заверения оформленных бумаг.

Однако, прежде чем идти к нотариусу, необходимо заранее узнать, какой дополнительный список документов необходим для того, чтобы нотариальное заверение было выполнено.