Как написать заявление на трудовую книжку

Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки сотруднику? Как осуществляется передача документа пошагово. Как составить заявление о выдаче трудовой книжки на руки – образец для заполнения. Как составить заявление на выдачу трудовой книжки, какие сведения оно должно содержать, в каких случаях оригинал трудовой книжки может быть выдан на руки

Как получить трудовую для оформления пенсии?

Приходя к работодателю за трудовой книжкой, работник должен понимать свою ответственность за получение документа, к которому применяются формы повышенной отчётности.

Соответственно он обязан предоставить гарантии того, что документ будет возвращён в указанный срок. Кроме этого ему необходимо взять документ на руки непосредственно перед его представлением в страховой пенсионный фонд. А сразу же после этого – вернуть его работодателю.

Для получения трудовой на руки нужно будет написать заявление, а взамен документа оставить кадровику расписку в её получении.

Образец написания заявления

Заявление на выдачу трудовой пишется на имя руководителя, так как именно он отвечает за их хранение и безопасность, а так же берёт на себя ответственность за возвращение документа при увольнении в надлежащем виде.

Особых требований к этому заявлению не предусматривается и пишется оно по стандартной форме на обычном листе формата А4.

В верхнем правом углу указывается:

1. должность, фамилия и инициалы работодателя.
2. Должность, фамилия и инициалы заявителя.

По середине указывается наименование документа, а далее основной текст, который состоит из нижеследующего:

1. заявленной просьбы, в которой указывается просьба выдать на руки ТК.
2. Причины заявленной просьбы, которая заключается в её представлении в ПФР для исчисления трудового стажа.
3. Сроки, необходимые для процедуры представления.
4. Гарантии по сохранности документа в надлежащем состоянии.
5. Принятая на себя ответственность за сохранность документа.
6. Дата, подпись с расшифровкой.

После того как руководитель удостоверит согласие письменным заверением с распоряжением о выдаче – в левом верхнем углу документа, или внизу, можно получать трудовую книжку на руки.

• Скачать бланк заявления на выдачу трудовой книжки на руки
• Скачать образец заявления на выдачу трудовой книжки для оформления пенсии

Нужна ли расписка о получении?

Кроме заверенного руководителем заявления, которое служит разрешением на выдачу книжки, потребуется написать расписку. Расписка оставляется вместо трудовой владельца у кадровика или работодателя. Она констатирует факт выдачи документа владельцу.

Составляется она просто, лаконично излагая следующие моменты:

• что владелец (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) получил на руки трудовую книжку.
• Её необходимо представить в ПФР в связи с выходом на пенсию.
• Срок, на который она взята указать конкретно.
• Указать серию и номер трудовой.
• Поставить дату и подпись с расшифровкой.

После возвращения, работник обязательно должен получить на руки расписку.

Если за это время расписка была утеряна или подверглась порче, работнику необходимо потребовать от работодателя расписки в том, что он получил от работника трудовую книжку, с указанием его фамилии, инициалов и должности, а также – серии и номера трудовой.

Расписка в получении трудовой книжки на руки на время

Как завести трудовую книжку

Вопрос, как получить трудовую книжку впервые, регулируется ТК РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек – ее должен оформить работодатель (утв. постановлением Правительства РФ от № 225).

Организация или ИП-работодатель в течение недели заводит на сотрудника новый бланк трудовой в следующих случаях (ст. 65, 66 ТК РФ, п. 8 Правил):

• человек впервые подписывает трудовой договор;
• работник утерял свою предыдущую трудовую книжку.

В любом из этих случаев нужно написать заявление с просьбой завести новую трудовую книжку.

Если работник не предоставил такое заявление при приеме, то работодатель запрашивает у него трудовую. При ее отсутствии, он должен завести новый бланк, поскольку законодатель обязывает всех работодателей вести трудовые книжки на работников, когда (ч. 3 ст. 66 ТК РФ):

• для работника трудовая деятельность на данном предприятии является основной;
• работник отработал более 5 дней.

Заявление на оформление трудовой книжки впервые: образец

Заявление на оформление трудовой при первичном трудоустройстве пишется в свободной форме. В него нужно включить следующие реквизиты и сведения:

• ФИО и должность руководителя компании.
• ФИО трудоустраивающегося человека.
• Текст заявления должен содержать указание, что человек впервые поступает на работу.
• Дата и подпись.

Заявление можно написать от руки или напечатать на компьютере. Оно хранится либо в личном деле работника, либо в книге движения трудовых книжек.

Расписка о получении трудовой книжки на руки — что это, как составить?

В некоторых случаях оформляется расписка о выдаче. Практикуются такие меры при отсутствии на предприятии журнала учета трудовых книжек. Это характерно для небольших организаций или удаленных офисов, если кадровый отдел находится в головном отделении. Унифицированного бланка расписки не предусмотрено законом. Заполнение акта осуществляется с внесением сведений:

• наименование организации, имя ответственного сотрудника за выдачу трудовых книжек;
• полное Ф. И. О. сотрудника;
• основание для увольнения – номер приказа и дата его составления;
• положение о передаче лично на руки или законному представителю на основании нотариальной доверенности трудовой книжки;
• при получении документа на время, к примеру, для предъявления в Пенсионный фонд, указывается об обязанности работника вернуть документ в течение 3 дней;
• подписи сторон и дата составления акта.

Если работник не возвращает книжку

Не редкость,  попадаются недобросовестные работники. Они делают все возможное для того чтобы подставить работодателя или же наоборот, делают это неосознанно. Так или иначе, но работник не возвратил трудовую книжку – что делать в такой ситуации.

Читайте также: Образец записи в трудовой книжке и ее самой

Принимаемые меры:

Просьба к работнику вернуть трудовую. Если работник в течение недели не предоставил трудовую на месте, то не стоит расстраиваться.

Суд. Работодатель может обратиться в суд и предъявив расписку или запись в журнале учета трудовых книжек выиграет дело а горе работник будет оштрафован и возможно уволен.

Кому подавать заявление

Заявление об утере трудовой пишется всегда на имя руководителя компании или (если такое предусмотрено в локальной политике организации) – иного ответственного сотрудника, например начальника отдела кадров.

При этом само заявление передается либо кадровику, либо секретарю, либо бухгалтеру – на крупных предприятиях высшее руководство обычно недоступно для решения таких малозначительных дел. Если фирма небольшая, то заявление можно отдать напрямую директору.

Работник не возвращает трудовую книжку — что делать?

Если сотрудник не вернул документ в указанный срок при разрешении на временное получение, то предприятие обязано уведомить специалиста о необходимости возврата трудовой книжки. Сделать это нужно в письменной форме под его подпись в получении уведомления.

Читайте также: Правила, что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку

Такой вариант доступен для продолжающего осуществлять трудовые функции на предприятии сотрудника. Передать извещение можно на руки с проставлением отметки на получении им документа.

Когда составлять заявление на выдачу трудовой книжки

До 2015 г. получить  оригинал трудовой книжки можно было только по одному основанию – увольнение. И по собственному желанию, и по другим основаниям ТК РФ. В последний день работы работодатель обязан выдать на руки оригинал данного документа и причитающуюся заработную плату. А нарушение такой обязанности влечет ответственность (жалоба в трудовую инспекцию, исковое заявление о взыскании заработной платы), в т.ч. с выплатой неустойки независимо от вины такого работодателя.

Сейчас к такому основанию, как увольнение, добавилась еще одна возможность получить трудовую книжку – для оформления любого вида пенсии и подтверждения стажа для пенсии. Это правило прямо закреплено ТК РФ. При этом работодатель не вправе отказать работнику в выдаче документа. Правда на работника возлагается обязанность в течение 3 рабочих дней с даты возвращения отделением ПФР вернуть ее работодателю.

Во всех остальных случаях трудовая книжка на руки работнику не выдается. Это касается и работы по совместительству. Запись о дополнительной работе по неосновному месту вносится по другим правилам. А сведения из трудовой книжки могут понадобиться. Например, для оформления кредита, загранпаспорта, визы в зарубежные страны, получения субсидий. В таких случаях подготовьте заявление о документах, связанных с работой, и просите предоставить выписку из трудовой книжки. Такой документ должен быть выдан в течение 3 дней с даты поступления письменной просьбы работника.

Порядок выдачи трудовой книжки и иных документов работника регулируется ТК РФ.

В ст. 62 данного кодифицированного акта определено, что сотрудники могут обращаться к работодателю с заявлением об их предоставлении. Работник может получить оригинал, копию того или иного документа, в том числе трудовой книжки, в зависимости от своих целей.

В ст. 62 ТК РФ также определена обязанность работника вернуть оригинал в течение 3х рабочих дней.

На работодателе лежит ответственность по надлежащему заверению копий документов.

Работнику не может быть отказано в выдаче трудовой книжки, так как это будет противоречить положениям ТК РФ.

Кроме того, все документы, в том числе и их копии, передаются сотрудникам на безвозмездной основе.

В каких случаях пишется?

При расчете официально трудоустроенного гражданина трудовая книжка выдается ему автоматически. Никаких дополнительных заявлений для этого писать не нужно. Такое обязательство закреплено ст. 84.1 ТК РФ.

Однако иногда сотрудник не может лично явиться к работодателю. Тогда он может написать заявление о выдаче трудовой книжки почтой.

Распространенная ситуация, когда официально трудоустроенный гражданин не явился к работодателю по причине болезни или отъезда.

Тогда компания направляет сотруднику уведомление с просьбой написать согласие на отправку документов почтой.

Как правильно составить заявление?

Если работодатель отказывает в выдаче трудовой книжки по какой-либо причине, к примеру, недостача материально-ответственного лица, сотрудник вправе написать заявление о выдаче документа. Также формуляр предоставляется на временной основе при осуществлении возврата в течение 3 дней на основании нового положения ст.62 ТК РФ.

Единая форма документа требованиями законодательства не установлена. Составлять заявление можно в произвольном виде при внесении следующих реквизитов:

• наименование организации, Ф. И. О. сотрудника, ответственного за выдачу трудовой книжки;
• полное имя и занимаемая должность специалиста-заявителя;
• название документа – заявление на выдачу трудовой книжки;
• просьба о выдаче формуляра кадровым отделом для определенной цели, к примеру, оформления пенсии;
• дата и подпись составителя.

Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки. Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от  № 225 ). Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.

Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).

Пред. / След.

Чужая трудовая книжка по доверенности

Получение трудовой книжки по доверенности оговорено только в случае, если работник уволен и сам не может получить столь важный документ. Представитель от работника является в организацию и получает трудовую, предоставив на ознакомление доверенность подписанную работником.

Но, что касается вопроса предоставления доверенности для получения трудовой по другой причине – вопрос остается открытым. Законодатель в своих статьях не запрещает данное действие и не разрешает его.

Поэтому сотрудник отдела кадров или же работодатель должны самостоятельно решить пойдут ли они на такой риск как выдача трудовой книжки по доверенности.

Пример доверенности

Образец доверенности на получение трудовой

Основания для выдачи трудовой книжки на руки

Трудовая книжка является важным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности работника, такие как стаж, должность, наименование организаций-работодателей. Поэтому трудовым законодательством определено, что трудовая книжка должна храниться у работодателя. Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от № 255 (далее — Правила), в организации назначается лицо, ответственное за хранение трудовых книжек.

Работник может получить трудовую книжку на руки в следующих случаях:

• При прекращении трудового договора. Например, если в день увольнения трудовая не была выдана сотруднику и не отправлена по почте, ему нужно обратиться к бывшему работодателю с соответствующим заявлением о выдаче трудовой книжки. Данное правило закреплено в ст. 84.1 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).
• В целях, связанных с обязательным социальным страхованием работника. Например, для оформления пенсии, подтверждения стажа. В соответствии со ст. 62 ТК РФ сотрудник должен обратиться к уполномоченному лицу с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки на руки.

В остальных случаях работодатель имеет право отказать сотруднику в выдаче трудовой книжки, но должен по его требованию выдать копию, заверенную надлежащим образом.

Как сформулировать заявление, особенности документа

Если вы читаете эту статью, значит перед вами наверняка стоит задача по составлению заявления об утере трудовой книжки. Прежде чем предоставить вам подробное описание документа, дадим некоторые общие сведения, которые имеют отношение ко всем таким бумагам.

1. Во-первых, имейте в виду, что практически любые заявления сегодня можно писать в произвольной форме (за исключением тех, что подаются в государственные органы – там обычно надо заполнять унифицированные формуляры). Конечно, если работодатель требует от вас формирования заявления по шаблону, который он предоставляет – следует воспользоваться таким способом.
2. Во-вторых, для документа подойдет обычный лист бумаги любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5. Заявление можно писать вручную или же набирать на компьютере, при этом, желательно сразу уточнить в кадровом отделе, какой вариант им нужен – не везде принимают напечатанные бланки. Если вы сделали электронный текст, его в любом случае нужно распечатать – это необходимо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись.
3. Делайте заявление в двух экземплярах – один из них отдайте представителю работодателя, второй оставьте себе, предварительно заручившись на нем отметкой о получении копии. В будущем такая предосторожность может вам помочь – например, если сотрудник отдела кадров заявит, что заявления об утере трудовой не было, и откажется выдавать дубликат.

Нормативно-правовые нюансы

Трудовая деятельность регламентируется правовыми актами, которые сведены в Трудовой кодекс. Данный законодательный документ закрепляет определенные правила и требования в рамках трудового права, что затрагивает и процесс выдачи «трудовых».

Сравнительно недавно порядок выдачи, отраженный в ст. 62 упомянутого кодекса, выглядел следующим образом: работник получал «трудовую» только при условии, что он покидает организацию по причине увольнения.

Теперь все стало несколько иначе за счет внесенных в 2015 году изменений. В настоящее время ст. 62 по-другому трактует выдачу ТК:

• «трудовая» выдается работнику на основании составления соответствующего заявления с его стороны;
• ответственность за хранение полученного документа, как и его возврат, перекладывается на работника.

Упомянутая статья является на текущий момент единственным нормативно-правовым актом, регламентирующим процесс выдачи ТК.

Выдать на руки или отправить по почте?

Организация имеет право направить трудовую книжку сотруднику почтовой службой, но по письменному согласию увольняемого лица.

Уполномоченное лицо организации должно в день расчета выдать личную документацию увольняемому лицу.

Если он не пришел за документами, работодатель направляет уведомление о необходимости их получения.

После получения письменного разрешения на отправку почтой у организации есть только 3 дня для исполнения функции.

Уведомление должно содержать информацию:

• название компании;
• адресат с обозначением Ф.И.О. уволенного сотрудника;
• название документа;
• обозначение факта необходимости прийти в отдел кадров;
• прописывается причина увольнения и основание;
• дополнительно вписывается фраза о возможности предоставить разрешение на отправку трудовой книжки почтой;
• подпись ответственного сотрудника, расшифровка;
• дата.

В организации остается подтверждающий документ об отправке уведомления на случай проверок. Если работодатель письменно не уведомит о необходимости забрать трудовую книжку, его могут привлечь к ответственности.

Как написать правильно?

Бланк заявления на выдачу трудовой книжки через почту не утвержден законом и специальных форм не имеет.

Но при оформлении требуется обязательно придерживаться основных правил делопроизводства.

Текст принято писать на листе формата А-4. Его можно напечатать на компьютере или написать от руки.

При выборе любого из вариантов, подпись на документе должна стоять «живая».

Основные пункты текста:

• кому пишется: наименование компании, Ф.И.О. руководителя;
• от чьего имени написан;
• наименование документа;
• просьба выслать книжку почтой по конкретному адресу (указать его);
• виза и дата составления.

Не рекомендуется в заявлении допускать ошибки и описки. Лучше переписать его снова.

Скачать образец

Скачать пример заявление о выдаче трудовой книжке и направлении ее по почте – word.

                                                                                                    Руководителю ООО «Василек»

                                                                                                    Жукову А. П.

                                                                                                    от менеджера отдела продаж

                                                                                                    Птичкина П. Р.

Заявление

Прошу направить мою трудовую книжку почтой по адресу: г. Москва, ул. Садовая, д.5, кв. 3, индекс 778855.

Дата                                                Подпись                                   Расшифровка

После отправки заявление подкладывается в личное дело уволенного человека и передается в архив на хранение.

Имеется ли у пенсионного фонда своя база данных?

Фонд пенсионного страхования граждан имеет в своём арсенале достаточно полный набор сведений о работнике. Он пополняется новыми сведениями в соответствии с тем, что тот или иной работник, добровольно и непосредственно отчисляет из заработанных им средств, определённую законодательными нормативами, сумму.

Эти данные являются достоянием пенсионных фондов. Однако этого недостаточно. Последние законодательные требования завершили возникающую по данному вопросу полемику. Подтверждение трудового стажа в соответствии с записями в ТК, признано необходимым элементом выхода каждого работника на пенсию.

Это говорит о том, что государственная система намерена упредить возможность возникновения ситуаций, в которых выявится неучтённый стаж, или он будет утерян, что поставит под сомнение выполнение конституционных прав каждого работающего гражданина.

Трудовой стаж рассчитывается только в соответствии с записями трудовой.

В тех случаях, когда они вызывают сомнение или не надлежаще оформлены работодателем – работнику придётся их подтверждать, представляя дополнительные документы.

Нужно ли подтверждать стаж для начислений в ПФ?

До настоящего года работодатель не был обязан собирать пакет документов для выходящих на пенсию сотрудников, и выдавал трудовую книжку при увольнении. С 1 января ситуация изменилась.

Это определяется законодательным проектом от г. за № 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов “О страховых пенсиях” и “О накопительной пенсии”.

В соответствии с этим документом, работодатель в течение трёх дней после достижения пенсионного возраста обязан обеспечить работника требующимися документами, в том числе – и трудовой. На основании выше обозначенного документа, внесены изменения в трудовое законодательство, в том числе – в статью 62 ТК РФ.

Однако никаких изменений регламента выдачи ТК в период оформления пенсии, в Правила за № 225, утверждённые Постановлением Правительства от г., внесено не было.

Как написать заявление на выдачу трудовой книжки на руки

Заявление на получение оригинала трудовой книжки составляется в произвольной форме. Оно адресуется на имя руководителя организации, содержит Ф.И.О., должность работника, его просьбу выдать трудовую книжку, а также причину, по которой трудовая книжка запрашивается.

Приведем для заявления работника на выдачу трудовой книжки образец заполнения.

Пред. / След.

Можно ли выдавать оригинал трудовой книжки?

В общем случае трудовая книжка возвращается работнику в день его увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Другой случай, когда работник вправе получить оригинал трудовой книжки, — трудовая книжка понадобилась работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) (ст. 62 ТК РФ).

В иных случаях, когда работнику нужна трудовая книжка, работодатель должен выдавать ее заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Делать это нужно в течение 3 рабочих дней со дня получения соответствующего письменного заявления работника.

Выдать по своему желанию или по просьбе работника вместо копии оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права.

Причины, для выдачи на руки, и обязан ли работодатель это делать?

Работодатель, в соответствии с новой редакцией Трудового кодекса, обязан выдать на руки работнику его трудовую книжку на основании заявления, но только в случае, если причина для выдачи будет обоснованной и приемлемой. Если раньше единственным основанием для выдачи трудовой книжки на руки было увольнение, то сегодня таким основанием предстает простое заявление.

Конечно, не любое заявление может стать первым шагом к выдаче трудовой на руки. В заявлении должна быть прописана правильная причина.

Одна из причин – предоставление трудовой книжки в пенсионный фонд. Например, работник хочет, чтобы сотрудники пенсионного фонда подсчитали его трудовой и страховой стаж. Для этого он пишет заявление и забирает трудовую книжку.

Читайте также: Записи в трудовой книжке. Актуальные правила и образец с заполнением

Также основание для выдачи трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать является устройство на работу по совмещению. Работник должен предоставить трудовую во вторую организацию для постановки даты приема на работу по совмещению. Еще одним основанием является предоставление трудовой в судебное заседание. Например, когда идет какой — то спор связанный с трудовыми взаимоотношениями.

Без причины, без обоснований трудовую книжку вам не выдадут.

Выдача трудовой книжки по заявлению работника

Когда работник увольняется, трудовая книжка должна быть выдана ему автоматически. То есть никаких заявлений на ее получение работник писать не должен. Но возможна и иная ситуация. Например, в день прекращения трудового договора работник отсутствовал на работе или отказывается от получения трудовой книжки. В этом случае работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или дать согласие на отправление книжки по почте. Соответственно, работник может передать работодателю такое согласие.

Что касается выдачи оригинала трудовой книжки работнику, который не увольняется, то, как указывалось выше, такое возможно, если работнику нужна трудовая книжка для целей его обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения или перерасчета пенсии). В этом случае без заявления работника также не обойтись. Выдать оригинал трудовой книжки работодатель должен не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника.

Работник, которому работодатель выдал оригинал трудовой книжки, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть трудовую книжку работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Работодателю при выдаче оригинала трудовой книжки важно документально подтвердить такой факт. Например, сделать запись в книге учета движения трудовых книжек или взять с работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, скажем, работник потеряет свою трудовую книжку.

В иных случаях, к примеру, работник просит оригинал трудовой книжки для представления в банк, заявление работника должно быть оставлено без рассмотрения. У работника нет права требовать оригинал трудовой книжки в случаях, не предусмотренных ТК РФ, а у работодателя, соответственно, нет права выдавать оригинал книжки.

Пример заявления на выдачу трудовой книжки

Генеральному директоруООО «ЭкоСистемЛаунж»Д.М. Парыгинуот специалиста по продажамГеоргинова Аркадия Борисовича

Заявление на выдачу трудовой книжки

В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ прошу в срок до г. выдать мне оригинал трудовой книжки для предъявления в Пенсионном фонде РФ по месту жительства в целях оформления трудовой пенсии по старости. Об обязанности вернуть оригинал трудовой книжки в ООО «ЭкоСистемЛаунж» в течение 3 рабочих дней с даты возвращения органом обязательного социального страхования (обеспечения) – ПФР – уведомлен.

г.          Георгинов А.Б.

Трудовую книжку получил на руки г.   Георгинов А.Б.

Как зафиксировать факт передачи ТК и нужно ли это делать?

Передача трудовой книжки работнику или его представителю обязательно фиксируется в журнале строгой отчетности. Проставляется подпись в получении документа с указанием должности и имени сотрудника, выдавшего трудовую книжку, Ф. И. О. владельца документа или/и действующего в его интересах представителя по доверенности.

Прием-передача трудовой книжки

Факт передачи трудовой книжки фиксируется тремя документами.

1. Первый это заявление, ведь постановка на него печати организации косвенно говорит о том, что заявление принято и теперь трудовая будет выдана в ближайшее время.
2. В книге учета хранения и движения трудовых книжек также отмечается факт передачи работнику трудовой с его соответствующей подписью.
3. Некоторые работодатели и сотрудники отдела кадров также требуют с работников расписку о том факте, что трудовая книжка была выдана.

Расписка

Расписка составляется произвольной подписью. На листе бумаги работник пишет свои инициалы, номер и серию паспорта и обещает вернуть трудовую книжку такого то числа.

Кто покупает и оплачивает бланк трудовой книжки

Работодатель не вправе требовать у нового работника самому покупать бланк трудовой. Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, изготавливаемыми «Гознаком», учет которых работодатель должен вести в специальной приходно-расходной книге. Покупаются бланки у их изготовителя или распространителя на основе договора с ним (п. 3 и 4 Порядка обеспечения работодателей бланками, утв. приказом Минфина от № 117н).

Принимать от устраивающихся на работу лиц новые бланки трудовых работодателю нельзя, поскольку у него нет возможности убедиться в их подлинности. Кроме того, ст. 65 ТК РФ прямо обязывает работодателя оформлять трудовые книжки на работников, для чего на предприятии должен иметься запас чистых бланков книжек и вкладышей к ним (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Работодатель может взимать с работника стоимость трудовой книжки с учетом расходов на ее приобретение. На практике это означает, что в стоимость может включаться не только цена самого бланка, но и, например, транспортные расходы.

В каких случаях сотруднику выдается трудовая книжка на руки? Обязан ли работодатель выдать книжку?

Согласно ст.84.1 ТК РФ передать сотруднику трудовую книжку и произвести расчет по заработной плате предприятие обязано в последний день занятости работника.

К исключительным относятся ситуации, когда:

• специалист отсутствует на рабочем месте в связи с командировкой;
• нахождение в другом регионе, к примеру, из-за исполнения обязательств в удаленном офисе или выходе в отпуск с последующим увольнением;
• при отказе сотрудника забирать документ при составлении об этом акта.

Согласно поправкам, внесенных в трудовое законодательство, получить трудовую книжку в оригинале можно на временной основе для подтверждения стажа или расчета пенсии в ПФ РФ. Вернуть документ необходимо в личный архив предприятия в течение 3 дней, о чем работник дает расписку.

Даже в случае трудоустройства по совместительству получение оригинала трудовой книжки по основному месту занятости не допускается. В этом случае представляется выписка о трудовом стаже, заверенная кадровым отделом предприятия, где трудится специалист.

За задержку выдачи трудовой книжки работодатель несет ответственность в виде штрафа в размере от 30 до 50 тыс. руб., дисквалификации руководителя компании на срок до 6 месяцев или санкции в сумме 200 тыс. руб. на юридическое лицо.

Пошаговая инструкция

Для того чтобы работодатель действовал при передаче трудовой книжке сотруднику в рамках закона, ему необходимо соблюдать последовательные действия:

• вынесение приказа об увольнении, занесение в трудовую книжку и личное дело сведений об основаниях и дате прекращения трудового договора;
• проведение расчета и предложение забрать трудовую в кадровом отделе компании в устной форме в последний день работы;
• проставление подписи работником в книге учета трудовых книжек о получении документа;
• при отказе – составление акта в присутствии не менее двух сотрудников организации, кадрового отдела о невозможности передать документацию уволенному работнику;
• при неявке специалиста для получения трудовой книжки — направление в течение 3 дней после даты расторжения контракта уведомления на адрес бывшего сотрудника с предложением посетить кадровый отдел для получения документа или дать согласие на пересылку его почтой;
• при отсутствии в письменной форме разрешения сотрудника об оформлении пересылки Почтой Россией – хранение трудовой книжки в составе личного дела сроком до 75 лет с момента увольнения; при получении согласия – отправление Почтой России заказным письмом с описью на адрес, указанный работником, или по последнему известному месту жительства.