Сколько хранится штатное расписание в организации

Каков он, срок хранения штатного расписания, сколько времени документы должны быть в целостности – 75 лет или бессрочно? Где их держат, в архиве или в организации? На все эти вопросы ответы можно найти в статье. Сроки хранения штатного расписания в организацииМинистерство культуры разработало и утвердило перечень всех возможных документов, которые создаются в процессе

Оптимизация документа

Чтобы увеличить эффективность деятельности организации, следует периодически проводить оптимизацию расписания, которая представляет собой выявление ненужных функций, правильность распределения и использования рабочего времени, степень загруженности работников.

Результатом оптимизации зачастую является сокращение штата, но при этом у работодателя остаются только те труженики, которые способны эффективно трудится и максимально выполнять определенные обязанности. Соответственно, оптимизация является наилучшим способом увеличения эффективности работы организации.

В соответствии с федеральным законом под номером 98 штатное расписание не относится к списку документации, в которой содержится коммерческая тайна.

Так, наниматель не в праве включить в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну компании, сведения о наличии вакантных мест, численности, системе оплаты и прочие сведения. Соответственно, применять понятие «коммерческая тайна» к данной первичной документации не приемлемо.

Все о штатном расписании узнайте из ролика:

Должности в штатном расписании

Названий должностей достаточно большое количество, но все они подразделяются на:

• базовые — закрепленные в Квалификационных справочниках;
• произвольные — придуманные самостоятельно или образованные от базовых.

При составлении расписания следует присваивать трудящимся базовые наименования должностей, поскольку это упростит процедуру получения льгот и пенсии.

Постановление Минтруда под номером 29 разъясняет, что производные наименования могут быть признаны базовыми, если в их основе базовое название, прописанное в Классификационном справочнике.

Совместители в документации также указываются. Сделать это можно так:

• Указать в соответствующей графе, что сотрудник работает на 0,4 ставки (это объясняется тем, что совместитель не может работать на данной должности более 16 часов в неделю). Оплата указывается фактическая, а не за полную ставку.
• Прописать, что трудящийся занимает полную ставку и оклад отмечается полный. Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.
• Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

Зачем нужны документы?

Соблюдать сохранность документа необходимо и для того, чтобы при возникших судебных разбирательствах в части споров о назначении пенсии, об увольнении работника по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата работников, иметь веское доказательство. Когда штатное расписание утеряно, целесообразно принять меры по его восстановлению.

О том, обязательно ли составлять штатное расписание и зачем оно нужно, мы писали тут.

Схема документа

Таблица штатного расписания Т-3 заполняется в соответствии с Указаниями по заполнению форм первичной документации. В «шапке» прописывается полное название учреждения, порядковый номер составляемого документа, ОКПО, дата его принятия. Обязательно заполняется поле с периодом, во время которого действует документация.

Бланк штатного расписания скачивайте здесь бесплатно.

Содержательная часть состоит из 10 граф, которые заполняются по порядку:

1 — «Наименование». Указывается название подразделения, филиала, цеха по иерархии.

2 — «Код». Тут прописывается код структурного подразделения, который присвоен ему руководством.

3 — «Должность». Здесь пишется занимаемая работником должность, разряд в соответствии Классификационными документами. Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним.

5 — «Тарифная ставка». Сумма должна указываться в рублях.

9 — «Полная сумма». Тут указывается итоговая сумма, получающаяся при сложении сумм, прописанных в графах 5-8.

10 — «Примечания». Если примечаний нет, то данное поле оставляют пустым.

Код в штатном расписании необходим для ведения учета. Если учет ведется в программе 1С, то она автоматически присвоит код каждому подразделению и участку. Если же 1С не используется, то присвоить коды может и сам руководитель, но при этом важно соблюдать иерархию подразделений.

Как демонстрируют итоги регулярных ревизий Гострудинспекции, максимальное число недостатков обнаруживается после попыток заполнения поля 5.

При попытках самостоятельно оформить эту графу индивидуальные предприниматели (как и бухгалтеры) зачастую допускают и позволяют себе погрешности, записывая диапазон значений в пределах, к примеру, 5000-7000 рублей.

Очевидно, что два лица, занимающие похожие должности в одной компании, вполне смогут трудиться на разных уровнях и получать за свой труд совершенно разную заработную плату.

Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел “надбавки”, либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается.

Сроки хранения штатного расписания в организации

Министерство культуры разработало и утвердило перечень всех возможных документов, которые создаются в процессе деятельности компании и сроки их хранения. Поскольку штатное расписание имеет важное значение для организации, его хранят постоянно на протяжении всего периода функционирования фирмы. Если этот локальный акт передавался в другие организации, то там его хранят в течение трех лет.

В ходе составления штатного расписания либо при необходимости изменений отдельных его пунктов создаются иные документы:

• служебные (докладные) записки;
• проекты;
• заключения;
• предложения от отдельных подразделений;
• приказы (распоряжения);
• иные документы.

Для этих документов также установлены сроки архивного хранения. Все что можно отнести к переписке хранят три года, проектную документацию на протяжении пяти лет, а распоряжения на утверждение (изменение) должны храниться постоянно.

Такие длительные сроки хранения связаны с тем, что штатное расписание является одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри компании. Помимо текущей деятельности, они могут понадобиться при оформлении пенсионного пособия, подтверждения особого стажа работы и т. д.

Проверяют их и контролирующие органы, а отсутствие какого-либо архивного документа может привести к тому, что наниматель получит штраф.

>Штатное расписание организации: срок и место хранения!

Сколько лет хранится?

Срок в архиве

Федеральное архивное агентство (Росархив) устанавливает и контролирует временные рамки хранения различных документов. Штатное расписание не является исключением из этих правил.

По регламенту вышеуказанной инстанции штатные расписания, изменения к ним должны находиться в сохранности по месту разработки и/или утверждения постоянно, то есть бессрочно, а в других организациях три года. Срок хранения приказов, связанных с личным списочным составом сотрудников, необходимо держать в архиве не менее 75 лет с момента наступления события, которое они оформляют.

Предусматривается оформление такого документа как выписка из штатного расписания, она предоставляется по месту требования и отражает основные положения первичного документа в разрезе тех разделов, которые интересуют.

Срок в организации

Вопрос о том, сколько лет штатное расписание должно храниться в организации актуален как для предприятий и индивидуальных предпринимателей с небольшой численностью сотрудников, так и для крупных организаций. Несмотря на минимальные обороты, документооборот обеспечить необходимо, так же, как и вести бухгалтерский и кадровый учёт.

В течение отчетного периода составляется и при необходимости изменяется штатное расписание, а по истечении сроков, установленным разработанным графиком, подшивается и сдается в архив. График разрабатывается ответственными лицами: начальниками отделов, подразделений, департаментов, а утверждается руководителем организации. При передаче дел необходимо личное присутствие принимающей и сдающей стороны.

В пределах сроков хранения штатного расписания в организации она должна обеспечить выдачу копии документа лицам, которые имеют право на получение, в том числе участникам общества с ограниченной ответственностью.

Как и где хранится?

В архиве

По истечение нескольких месяцев, кварталов, лет у работодателя возникает потребность организовать архив для хранения, комплектования и учета архивных документов.

Штатное расписание на бумажном носителе зачастую хранится в металлическом сейфе или закрывающихся на ключ шкафах. В крупных организациях, государственных учреждениях оборудованы для этих целей специальные помещения с замками и сигнализацией.

В организации

Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Документ, отражающий структуру и состав работодателя, утверждается приказом по основной деятельности, являясь его приложением, и закрепляется подписью руководителя или уполномоченного лица.

Чёткого регламента в этом вопросе нет. Предполагается индивидуальный подход для каждой организации, в зависимости от объема работы, распределения ответственности между отделами и количества подразделений (как отразить подразделения и их коды в штатном расписании?).

Нужный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.



Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от № 1). Если все же составлять «штатку», то какой срок хранения штатного расписания в архиве?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Вопрос о сроке хранения штатного расписания организации волей-неволей интересует кадровиков. Ведь рано или поздно документ потеряет актуальность, и придется задуматься о его передаче в архив.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

• разные права и обязанности;
• различный уровень ответственности.

Читайте также: Гарантии работникам 2019: северные надбавки и районный коэффициент

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить

Какой же срок хранения штатного расписания в организациях РФ? Зависит ли он от принадлежности компании к коммерческому или бюджетному сектору? Расскажем об этом подробно.

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

Сколько лет хранится штатное расписание в организации

Сколько лет хранится штатное расписание в организации

Штатное расписание — один из наиболее важных документов по кадрам в организации. Более полно с необходимым комплектом кадровых документов на примере ООО можно ознакомиться в нашей статье по ссылке: Необходимые кадровые документы с нуля для ООО.

Вопрос о том, сколько хранить штатное расписание, представляет особую важность как для оптимизации кадровой работы, так и для предотвращения негативных правовых последствий.

Сроки хранения штатного расписания установлены п. 71 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от № 558 (далее — перечень).

Согласно перечню сроки хранения штатного расписания являются следующими:

• постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено;
• 3-летнее хранение — для иных организаций.

В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от по делу № А46-1925/2010).

Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

• проекты расписания, справки и заключения — 5 лет;
• переписка по разработке расписания — 3 года;
• штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет.

Как выглядит штатное расписание?

Штатное расписание оформляется по официально утвержденной форме Т-3, которая утверждена в 2004 году приказом Госкомстата под номером 1 (см.фото). Согласно этому законодательному акту данная форма нужна для составления численности, состава и структуры компании в соответствии с утвержденным Уставом предприятия.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

В данном постановлении также говорится, что в нем должны указываются сведения о:

• должностях (профессиях, специальностях) и указывается квалификация;
• имеющихся структурных подразделениях;
• количестве работающих штатных единиц в учреждении.

К составлению и ведению документа следует подходить ответственно, указывать в нем действительные данные и своевременно вносить в него изменения при их наличии.

Как правильно вносить изменения в штатное расписание читайте в нашей статье.

Этот документ необходим для формирования численности и структуры штата компании в соответствии с ее уставом. В нем содержатся:

• ОКПО предприятия;
• полное наименование компании;
• номер;
• дата вступления в силу и время действия документа (как правило, 1 год);
• наименование профессий или категории должностей, занимаемых трудящимися (в полном соответствии с ЕКСД);
• размер всех выплат;
• в верхнем углу справа ставится гриф «Утверждено» и вписываются реквизиты Приказа о введении и утверждении расписания.

Если в учреждении меняется количество сотрудников, перечень должностей или размер выплат, то в документацию в обязательном порядке вносятся коррективы.

Если изменения не внесены своевременно, то у руководства могут возникнуть проблемы с проводящими проверку деятельности компании органами.

Четких сроков, на которые составляется расписание, нет — документ можно составить на полугодие или год, или даже на несколько лет, если фирма не нуждается во внесении изменений.

Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия. Так, документация должна храниться не менее 3 лет, с года, следующего за тем, в котором была утрачена сила документа. При этом, расстановки хранятся более продолжительное время — 75 лет со времени, как были составлены новые.

Обязательно ли оно или нет?

Федеральная служба по труду и занятости в письме под номером 2016-6-6, датируемым 8 июля 2010 года, поясняет, что все предприятия, осуществляющие деятельность на территории России, должны вести такую документацию.

Роструд объясняет, что в соответствии со статьей ТК РФ под номером 57 в каждой компании должен быть данный документ. Его отсутствие затрудняет проведение таких мероприятий, как, например, сокращение количества трудящихся.

Кроме того, трудовая инспекция может расценить отсутствие данной документации как нарушение, за что руководителям придется нести ответственность в соответствии со статьей под номером КоАП.

Существует стандартизированная форма по составлению штатного расписания, а кроме того его включают в инструкцию по заполнению трудовой книжки.

Штатное расписание не входит в перечень документов налогового учета, однако юридические лица обязаны предоставлять их по запросу различных федеральных проверяющих организаций: налоговых служб, фонда соц. страхования, органов пенсионного фонда, а также государственной трудовой инспекции.

При этом, если расписание отсутствует, то на компанию налагается штраф в размере 50000 рублей, либо её работа приостанавливается на срок до 90 дней, в соответствии со статьей Федерального кодекса об административных правонарушениях . Безусловно, это возможно опровергнуть в суде, однако перед этим штраф необходимо оплатить.

По определению ст. 57 Федерального ТК трудовая функция работника по трудовому договору – это работа по должности, соответствующая текущему штатному расписанию. Только при наличии утверждённого документа в соответствии с п.2 статьи 81 Трудового Кодекса становится возможным структурно вести кадровые перестановки, проводить штатные сокращения.

Штатное расписание ратифицируется местным нормативным актом компании. То есть только от работодателя зависит сам факт его наличия. Обязательство оформить и принять данный документ лежит также лишь на работодателе.

Но неисполнение руководителем организации функции по оформлению и утверждению штатного расписания не является причиной для срыва ранее заключённого между ним и сотрудником трудового контракта.

В некоторых случаях работодатели нанимают работников на должности, которые не учитываются в утверждённом на данном предприятии штатном расписании.

Разногласия между расписанием и трудовым договором в вопросе конкретного сотрудника решаются в пользу договора (статья 8 Трудового Кодекса). Сотрудника принимают по специальности, прописанной в его трудовом соглашении.

Главное же предназначение документа заключается в том, чтобы если при увольнении того или иного сотрудника согласно п. 2 ст. 81 Федерального ТК обладать реальными аргументами обосновать в суде свою позицию, а в частности то, что у компании не могло быть возможности трудоустроить данного сотрудника и что его сокращение было полностью в рамках закона.

Во время судебного процесса первоначально будет затребовано штатное расписание. В случае, если оно ранее существовало, и не было предварительно и правильно оформлено, а было в составлено в горячке и намеренно, ради самого судебного процесса, то в таком случае одержать победу в такого рода конфликте ответчику-нанимателю будет крайне непросто.

Общая информация о документе

Штатное расписание – документ, отражающий структуру организации. Оно обязательно составляется в госучреждениях, коммерческие компании прибегают к его помощи только при большой численности сотрудников. В расписании указывается исчерпывающая информация касательно следующих моментов:

• профессии сотрудников;
• численность работников в каждом отделе или подразделении;
• их специальности;
• должности;
• оклады или тарифные ставки, используемые для расчета заработной платы;
• размеры и видаы надбавок для каждой должности.

В штатном расписании не нужно указывать фамилии сотрудников. Это статистический документ, который помогает регулировать численность работников и Фонд оплаты труда. При этом стоит помнить, что реальное количество сотрудников не может превышать число, указанное в штатном расписании.

Расписание часто путают с расстановкой – документом, в котором собраны сведения по конкретному структурному подразделению. В расстановке отражается списочный состав работников, поэтому фамилии указываются. Этот документ предназначен для кадровой службы. Он помогает ей вести учет поименного состава работников каждого подразделения.

Кого можно назначать ответственным за хранение штатного расписания?

Обычно, на предприятиях ответственным лицом, которому поручается хранение важных внутренних документов, назначаются работники отдела кадров или бухгалтерии. Когда срок использования бланка истек, за него уже несут ответственность работника архивного отдела, куда бланки помещаются на длительное хранение.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами

В редких случаях, если речь идет о небольших организациях, где трудится десяток-два работников, в качестве ответственного лица можно назначать секретаря руководителя, но такому человеку, чаще всего, довольно сложно осуществлять свои прямые обязанности и одновременно следить за ведением и хранением бланков документации, относящихся к непосредственной сфере деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.

Ответственное лицо назначается непосредственным руководителем путем издания соответствующего приказа, где прописывается личная информация о работнике (фамилия, имя, отчество), указывается должность и уточняется, кто может выполнять его функции на время отсутствия по отпуску или временной утрате трудоспособности.

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Сроки хранения штатного расписания

В Перечне типовых архивных управленческих документов, а именно к таким относится штатное расписание, сказано, что бланки необходимо хранить на предприятии постоянно. В документ можно вносить изменения по ходу осуществления трудовой деятельности, но любые корректировки должны быть в обязательном порядке подкреплены приказом руководителя.

Правило непосредственного хранения основного бланка не относится к дополняющим штатное расписание документам. Различные справки, уточнения, предложения и заключения, так или иначе касающиеся данного бланка, должны храниться в архиве в течение 5 лет после момента подписания руководителем и вступления в силу. Конечно, они так же выступают в роли важных внутренних распоряжений, но, все же, имеют не столь огромное значение, как непосредственное расписание.

Опломбируем кадровые документы

Особенности разработки кадровой документации

Закон предусматривает ежегодное составление штатного расписания или обновление его с периодичностью, предусмотренную внутренним нормативным актом компании. При выборе, с какой периодичностью составлять расписание, необходимо учитывать численность и структуру организации.

Нормативный акт, регулирующий периодичность создания нового штатного расписания, включает в себя:

• порядок составления документа;
• требования к оформлению выписок из штатного расписания;
• порядок выдачи выписок.

Читайте также: Как пошагово сделать коробки для хранения своими руками

Если вы решили внедрить в своей организации штатное расписание, то лучше всего воспользоваться унифицированной формой № Т-3. В 2019 году ее не обязательно использовать, но большинство компаний не собираются отказываться от готового шаблона. При необходимости эта форма дополняется необходимыми пунктами, что позволяет получить удобный для применения документ. Например, если предприятие использует труд сезонных рабочих, то необходимо добавить еще один пункт «Период существования штатной единицы» (его можно озаглавить иначе – «Период выполнения работ»).

При этом не стоит забывать о правилах составления документа, особенно если на вашем предприятии есть специалисты, трудящиеся в опасных или вредных условиях. Не менее строго закон относится к расписанию, в котором перечислены должности госслужащих. В этом случае особе внимание нужно уделать написанию должности. Она должна соответствовать должности, указанной в:

• нормативных документах;
• трудовой книжке работника;
• отраслевом и общероссийском классификаторе;
• справочной литературе.

Если вы выбрали для себя форму № Т-3, то необходимо обратить внимание на третью графу. При совместительстве в ней необходимо проставлять суммарное количество единиц штата, выполняющих эту работу. Например, если один сотрудник работает на этой должности на полную ставку, а другой на половину, то в графе нужно проставить цифру «2».

Обязательно в форме № Т-3 заполнение графы 9 об итоговой сумме оплаты труда. Нельзя оставлять ее пустой даже в том случае, если на предприятии используется бестарифная или смешанная оплата труда. В этом случае стоит заменить единицы измерения и внести нужную информацию. Например, вы можете указать в этой части процентную ставку.

При необходимости внесения изменений может быть составлен новый документ или создан приказ о внесении дополнений. Правки в штатное расписание обязательны в случаях:

• создание нового подразделения или отдела;
• введение новых должностей;
• изменение названий текущих должностей;
• изменение ставок работника или его оплаты труда;
• сокращение штатной единицы, подразделения или отдела.

Если правок много, то составляется новое расписание, а старое отправляется на хранение. Все изменения, касающиеся работников, нужно вносить только после их согласования. Для этого необходимо перед изданием нового расписания подписать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору.

Хранение штатного расписания: что нужно знать?

Штатное расписание служит, в первую очередь, для того, чтобы систематизировать внутреннюю структуру и составить штат работников на каждом учреждении. В нем указывается список должностей, специальности и квалификация работников, количество вакантных и занятых мест. Вести такой документ необходимо в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1, где указывается форма Т-3 – именно по ней необходимо формировать данный бланк.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Как составить штатное расписание

Так как Законодательством в прямом смысле не установлены конкретные порядки ведения, учета и хранения штатного расписания, любой работодатель должен лично контролировать данные моменты и подписывать распоряжения, где будут указываться правила и порядки, которые должен соблюдать сотрудник, выступающий в качестве ответственного за хранение расписания лица.

Подробнее о штатном расписании читайте здесь:

• Штатное расписание: как внести сведения без ошибок
• Когда нужно ввести в действие новое штатное расписание при сокращении
• Нужно ли указывать региональные надбавки в штатном расписании

Штатное расписание утверждается раз и навсегда, его не требуется издавать каждый год. Соответственно, хранить такой документ необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени.

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника, так что Законодательство лишь отчасти может регламентировать правила, касающиеся данного документа. Если бланк составлен в письменном виде, располагать его необходимо в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель. Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо. На рабочие столы расписание сотрудники имеют право выкладывать лишь в течение рабочего дня, а после его завершения бланк вновь помещается в сейф.

Если штатное расписание находится на электронном носителе или в цифровом виде на компьютере ответственного работника, информация должна быть надежно защищена от хищения или случайного удаления. Более точные порядки, относящиеся к моментам содержания электронных носителей, указаны в Положении об обеспечении безопасности личных данных учреждения № 781 от 2001 года составления.

Как хранить документы в кадровой службе

Читайте по теме в электронном журнале

• Каких проблем ждать компаниям при переходе на электронные кадровые документы
• Эта статья поможет выполнить главные кадровые задачи во II квартале 2019 года
• Пять привычных задач кадровика, которые теперь нужно выполнять по-другому