Как в штатном расписании отразить совмещение должностей

Как бы ни был силен в компании дух товарищества и взаимовыручки, почти всегда на просьбу о помощи коллеге сотрудник формально имеет право заявить: «Это не моя работа». Совсем другое дело, если расширение функционала оформлено официально. В материале Rabota.ru вы найдете пошаговую инструкцию по оформлению совмещения и предупреждение о возможных проблемах. Узнайте, как отражаются в штатном расписании внутренние и внешние совместители. Расскажем, как указывать в документе их должности, ставки, оклады. Дадим скачать образец заполнения.

Как указывать в документе следующие позиции?

Должности

Относительно описания должностей, занятых совместителями, особых требований нет. Достаточно просто указать:

• Структурное подразделение.
• Название должности.

Внимание: Необходимо помнить, что если происходит совмещение в порядке ст. 60.2 ТК РФ (когда сотрудник в рабочее время выполняет обязанности и по другой должности), вакансия закрытой не считается.

В этом случае вполне возможно принятие на работу нового сотрудника, для которого вакансия, которую занимал внутренний совместитель, будет основным местом работы.

Ставки

Термин «ставка» в трудовом законодательстве не определён. Однако исходя из практики можно сделать следующий вывод: под ставкой понимается отношение фактически отрабатываемых сотрудников часов к нормальной продолжительности рабочего дня по данной должности. Исходя из этого и можно вести разговоры о «работе на полставки», о дробных ставках и т. д.

В штатном расписании, оформленном по форме Т-3, под ставкой понимается количество штатных единиц. Именно из-за того, что совместитель (внутренний или внешний) выполняет обязанности не полный рабочий день, число единиц может быть дробным.

Выглядеть это может, например, следующим образом:

Оклад

Размер оплаты труда для совместителей устанавливаться может следующими способами, предусмотренными ст. 129 ТК РФ:

• Тарифная ставка – оплата за выполнение работ определённой сложности, без учёта надбавок, компенсаций и премий. Ставка меняется в зависимости от того, какой квалификационный разряд имеет работник.
• Оклад – размер оплаты за выполнение определённой работы в течение месяца. В отличие от тарифной ставки, оклад не нормируется и не связан с официально подтверждённой квалификацией сотрудника, он устанавливается работодателем самостоятельно. Именно поэтому он в основном применяется в коммерческих организациях.
• Должностной оклад – оплата для работника муниципального или государственного учреждения. Он тоже указывается без учёта дополнительных выплат.

Сами же премии, доплаты или компенсации указываются в штатном расписании для любого сотрудника (в том числе и совместителя) лишь в одном случае – если они выплачиваются регулярно. Разовые выплаты и материальная помощь в штатном расписании не отражаются.

• Скачать бланк штатного расписания
• Скачать образец заполнения штатного расписания с совместителями

Законодательные нормы о совместительстве

Ст. ст. 60.1 и 60.2 ТК РФ предусматривают возможность работнику совмещать должности у того же или другого работодателя в свободное от выполнения основных обязанностей время, а также в течение рабочего дня выполнять оплачиваемую дополнительную работу. Таким образом, само по себе совместительство – вполне законная вещь. Но как его отражать в штатном расписании (далее — ШР)?

Здесь следует руководствоваться следующим:

• В штатном расписании должны отражаться все должности, фактически существующие в компании, по которым заключаются трудовые договора.
• Штатное расписание – это не «расстановка», в нём указываются только профессии, а не люди, их занимающие. Поэтому даже если какая-то должность занята совместителем, она всё равно должна быть указана.
• Для целей штатного расписания неважно, является ли человек внешним или внутренним совместителем. Главное, чтобы он занимал должность (хотя бы и в условиях неполного времени), и с ним был заключён трудовой договор.

Таким образом, можно сделать вывод: если совместитель занят именно как сотрудник (а не, скажем, как ИП, оказывающий организации услуги по договору, предусмотренному ГК РФ) – его рабочее место должно быть указано в штатном расписании.

По правилам

Совмещение должностей проводится при возрастании объема работ в организации или при расширении спектра обслуживания клиентов. По правилам оформление дополнительных обязанностей производится, если в штатном расписании открыта вакансия, работа по которой возлагается на сотрудника.

Совмещение должностей в штатном расписании может осуществляться при условии, что это прописано в коллективном договоре компании. В документе указывается список должностей и профессий, совмещение которых допустимо. В процессе найма этот документ предъявляется каждому сотруднику для ознакомления.

Совмещение должностей в штатном расписании может осуществляться при условии, что это прописано в коллективном договоре компании.

Дополнительные обязанности возлагаются на работника по предварительной договоренности и только по его согласию (ст. 60.2 ТК РФ). В штатном расписании процесс совмещения оформляется по таким правилам:

• Отдельный трудовой договор на выполнение дополнительной работы не требуется.
• Нюансы в отношении изменений условий труда прописываются в дополнительном соглашении, прикрепленном к основному договору (в нем указываются основные условия выполнения работы: объем, на какой срок, размер оплаты, перечень обязанностей).
• В процессе оформления совмещения сотруднику компании не дается табельный номер, не выписывается карточка.
• При совмещении должностей в условии расширения зоны обслуживания испытательного срока нет.

В некоторых случаях при совмещении параллельно оформляется договор о материальной ответственности. Например, если должность экономиста совмещается с обязанностями кассира, возникает материальная ответственность за находящиеся в его распоряжении средства. Если совмещение требует подтверждения квалификации работника, оно проводится при предоставлении допускных документов.

Совмещение должностей в компании проводится в таких случаях:

• Работник отсутствует временно (по причине болезни, длительной командировки).
• Сотрудник оформил отпуск по уходу за ребенком.
• В штатном расписании есть свободная вакансия.

Как удалить сотрудника из ШР?

При совмещении с работником заключается трудовой договор. Следовательно, в тех случаях, когда его необходимо убрать из штатного расписания, делать это необходимо в том же порядке, как и при расторжении трудового договора по основному месту работы.

Однако помимо оснований для увольнения, предусмотренных ст. 77 ТК РФ (соглашение сторон, собственное желание, истечение срока и т. д.), для совместителей действует дополнительная норма. Согласно ст. 288 ТК РФ совместитель может быть уволен в том случае, если на его место принимается сотрудник, для которого такая работа будет основной.

Важно: Необходимо помнить, что если совместитель занят по срочному договору, принимать вместо него кого-то на полную ставку нельзя. Во всяком случае, такой вывод складывается из судебной практики (например, определения Московского городского суда №33-7266 от ).

После того, как ставка освободилась, её можно убирать из штатного расписания. Делается это в следующем порядке:

• Руководитель организации даёт указание внести изменения в документы.
• Кадровая служба или другие уполномоченные специалисты готовят новое штатное расписание или приложение к действующему.
• Подготовленный проект утверждается письменным распоряжением руководителя (как утвердить ШР на год?).

При составлении и утверждении штатного расписания будет полезно знать структуру документа, в том числе особенности для ООО и ИП, а также такие нюансы, как внесение новой должности в ШР.

Дробить или не дробить единицы штата?

Однако с указанием в расписании совместителей возникает другая проблема: сколько ставок по ним указывать? Дело в том, что ст. 284 ТК РФ указывает, что при совмещении нельзя, чтобы сотрудник был занят более 4 часов в день либо больше 16 часов в рабочую 40-часовую неделю. При этом ст. 22 того же кодекса требует равной оплаты за равный труд. Как в таком случае указывать ставку в штатном расписании, если она закрывается именно совместителем?

Решая этот вопрос, следует воспользоваться нормами постановления Госкомстата РФ №1 от г., которым были утверждены первичные формы по учёту труда. Хотя этот нормативный акт с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» перестал быть обязательным, однако формы до сих пор применяются – а значит, можно учитывать и разъяснения, данные Госкомстатом по заполнению форм.

Относительно бланка формы № Т-3, утверждённой для штатного расписания, даётся разъяснение:

• В графе 4 указывается количество единиц по соответствующей профессии.
• Если единица занята не полностью (в частности, по совместительству) – в графе может стоять нецелое число: 0,25, 0,5 или аналогичное.
• Если одинаковых ставок несколько, число единиц может быть нецелым, но больше единицы.

Последнее на практике означает следующее: если в организации, например, требуются два бухгалтера, и одну ставку занимает обычный бухгалтер, а вторую по совместительству сам главбух – то в штатном расписании может быть указано количество штатных единиц 1,5. Однако это не единственный вариант.

При необходимости в расписании может стоять указание на полную единицу. Если при этом она занята совместителем, работающим неполный день, то об этом достаточно сделать указание:

• В примечаниях к соответствующей строке штатного расписания.
• В трудовом договоре, заключённом относительно совмещаемой должности.

Однако при этом не стоит забывать: если в штате стоит целая должность, а реально человек занят на ней на полставки – в компании образуется 0,5 вакансии, о которой нужно ежемесячно информировать местную службу занятости. Тем не менее, указание полной единицы имеет свои плюсы: если совместитель уволится, а на его место будет принят человек на полную ставку – не придётся вносить изменения в штатное расписание, достаточно лишь подписать трудовой договор.

Важно: Закон не требует, чтобы любая должность была обязательно занята на условиях полного рабочего времени. Однако при этом оплата должна быть пропорциональной отработанному, и за равный труд должна предусматриваться равная зарплата.

Какие должности можно совмещать?

Как правило, совмещение должностей возможно в рамках одной категории работников: рабочие, служащие, специалисты и т. д. Но это, скорее, традиция, так как действующее трудовое законодательство такой нормы не содержит.

Ограничения на возможности совмещения должностей налагаются другими условиями. Например, новой должности может не соответствовать квалификация работника, или же работа на должности требует дополнительных документов (например, медицинского допуска).

Совмещение: правовой статус

Статья 60.2 Трудового кодекса РФ называет совмещением выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Под это определение, помимо совмещения, подпадает также расширение зоны обслуживания, увеличение объема работы и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Различие между этими явлениями заключаются по большей части в формулировках, которые будут использованы в сопутствующих документах.

Отключить рекламу

Формулировка «совмещение профессий» применяется для рабочих специальностей, а «совмещение должностей» — для служащих, специалистов и руководителей.

Виды совместительства

Совместительство внешнего и внутреннего порядка – совершенно разные виды трудоустройства. Внутреннее совмещение должностей оформляется по месту работы сотрудника и может проводиться в рамках одной компании. Для выполнения дополнительных работ в других организациях существуют внешние совместители. Такое совместительство оформляется при следующих условиях:

• Работник числится на нескольких предприятиях.
• Прием в компанию возможен по отдельному трудовому договору, в котором прописываются срок его действия, условия труда, оплата, прочие нюансы.
• Выполнение обязанностей имеет ограничение (50% от нормы времени) и осуществляется в свободное от основной работы время.
• Прием и увольнение работника оформляется в трудовой книжке.
• На сотрудника заводится карточка, присваивается табельный номер.

Совместитель выполняет обязанности в порядке, установленном для всех работников штата компании. Однако он является временным работником и при выходе на постоянное место основного сотрудника должен освободить место.

Срок совмещения

Срок указывается в каждом документе, сопровождающем процедуру оформления совмещения. Обязательным условием является дата начала выполнения дополнительной работы. Если совмещение устанавливается на определенный срок, то указывается и дата его окончания.

Отключить рекламу

Пошаговая инструкция

Подготовка должности

Если речь идет именно о совмещении должностей как таковом (в отличие от расширения зоны обслуживания), то необходимо соблюсти следующие условия:

1. должность должна присутствовать в штатном расписании;
2. должность должна быть вакантной.

Последнее условие не вытекает напрямую из требований ТК, но часто принимается во внимание судами и инспекцией. Иногда специально для совмещения в штатное расписание вводится новая должность.

Стоит помнить, что не является вакантной временно не занятая должность, то есть если замещающий ее работник находится в отпуске, в том числе в декретном. Для поручения дополнительной работы по временно не занятой должности используется формулировка «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника».

Отключить рекламу

2. Письменное согласие работника

В соответствии со статьей 60.2 ТК РФ дополнительная работа может быть поручена работнику только с его письменного согласия. Такое согласие можно оформить двумя способами:

1. С подачи сотрудника — он пишет заявление с просьбой возложить на него в порядке совмещения обязанности по желаемой должности (Приложение 1). Как вариант: в порядке расширения зоны обслуживания или в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего работника. В последнем случае наряду с должностью указывается имя временно отсутствующего сотрудника. Затем руководитель организации дополняет заявление своей положительной резолюцией с поручением начальнику отдела кадров подготовить проекты соответствующих документов.
2. С подачи руководства — составляется докладная записка руководителя отдела с просьбой возложить на сотрудника обязанности по совмещаемой должности (Приложение 2). В свою очередь сотрудник дополняет докладную записку своим письменным согласием с подписью «Согласен на совмещение должностей». Затем накладывается резолюция руководителя.

В заявлении или докладной записке уже может содержаться указание срока совмещения, если оно будет оформлено на определенный срок.

Отключить рекламу

3. Дополнительное соглашение к трудовому договору

Совмещение затрагивает трудовые функции работника, а они являются предметом трудового договора. Следовательно, совмещение требует заключения с работником дополнительного соглашения к трудовому договору (Приложение 3). В соглашение обязательно должны быть включены следующие параметры:

1. Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания).
2. Срок выполнения дополнительной работы.
3. Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции.
4. Если основанием для подготовки дополнительного соглашения стало заявление работника, указывается, что обязанности возлагаются на сотрудника по его просьбе.

4. Приказ по личному составу

Отключить рекламу

Основанием для начала работы по совмещению является соответствующий приказ по личному составу (Приложение 4). Он составляется на основании дополнительного соглашения в свободной форме на бланке приказов по личному составу. Приказ обязательно должен содержать ряд элементов:

1. Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания).
2. Должность, по которой устанавливается совмещение (если дополнительная работа поручается именно в порядке совмещения).
3. Срок выполнения дополнительной работы.
4. Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции.
5. Заранее оговоренный размер вознаграждения за дополнительную работу.
6. Особые условия (если требуются).

Особые условия — это новая ответственность или новые полномочия, необходимые для выполнения дополнительных функций. Например, для должности кассира — материальная ответственность, для специалиста кадровой службы — ответственность за ведение трудовых книжек, для руководящей должности — право подписи и право принятия управленческих решений.

Отключить рекламу

Как отразить совмещение должностей в ШР?

Несмотря на указание, сделанное в постановлении Госкомстата, вопрос о том, как правильно отражать совмещение, до сих пор волнует многих кадровиков. Существуют два возможных решения:

• Указывается дробное число штатных единиц.
• Единица указывается полностью, но в примечаниях ставится отметка, что работа выполняется по совместительству. В этом случае в трудовом договоре совместителя указывается, что оплата идёт исходя из оклада, но пропорционально отработанному времени.

А теперь рассмотрим на примерах, как именно это выглядит в штатном расписании.