Как правильно оформить отпуск сотруднику

Каковы принципы предоставления оплачиваемых отпусков. Пошаговая инструкция оформления отпуска. Как оформить отзыв, перенос и продление, разделение отпуска. Процедура оформления отпуска сотрудника по Трудовому кодексу РФ - что нужно сделать работнику, чтобы взять ежегодный оплачиваемый отдых. Какие документы нужно оформить - правила составления и образцы для скачивания.

Как правильно брать ежегодный оплачиваемый отдых по Трудовому кодексу РФ?

Чтобы оформление отпуска не превратилось в изнурительную бумажную волокиту, работник должен основательно подойти к процедуре сбора документов. Но прежде чем собирать бумаги, работнику необходимо детально ознакомиться с правилами ТК РФ об особенностях предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

Обратите внимание! Продолжительность оплачиваемого периода отпуска по действующему ТК составляет 28 дней. Существуют условия, при которых отпуск может длиться дольше 28 дней.

ТК РФ выделяет оформление нескольких видов оплачиваемого ежегодного отпуска:

1. Дополнительное количество дней для граждан, которые трудятся на предприятиях с вредными для здоровья условиями труда. Учитывая характер выполняемых обязанностей, законодатель установил возможность продления отпуска. Максимальное количество дополнительных дней не может быть меньше одной недели.
2. Дополнительный период за особый характер работы. Список профессий, которые относятся к работам особого характера, установлен Правительством РФ.
3. Для работников, которые осуществляют деятельность по ненормированной системе. Условия предоставления дополнительных дней оговаривается в коллективном соглашении. Количество дополнительного промежутка не должно быть меньше трех дней.

Перед тем как написать заявление о предоставлении очередного отпускного периода, работник должен учесть некоторые нюансы из статьи 122 ТК РФ.

Иначе говоря, для получения возможности выйти на оплачиваемый отдых необходимо отработать не менее 6 месяцев на том предприятии, где и оформляется отпуск.

Однако в этой статье установлено, что работодатель по своему усмотрению может дать согласие о выходе на отдых и до 6 месячного стажа.

Обратите внимание на ежегодный отпуск может претендовать и работник, работающий по совместительству, при этом дата ухода должна совпадать с отпускными сроками по основному месту.

Пошаговый порядок ухода

Чтобы взять очередной ежегодный отпуск по всем правилам, работнику нужно действовать пошагово:

1. Определиться, предоставляется отдых по графику или по договоренности с работодателем. В первом случае оформления дополнительных документов от работника не потребуется, во втором — нужно заявление.
2. Если отпуск положен по графику, и дата уход в него четко совпадает с запланированной, то нужно просто дождаться, когда работодатель предоставит приказ о предоставлении отдыха для ознакомления и выплатит отпускные. Это должно быть проделано за 3 дня до начала отпускного времени. Если приказ не оформлен, то необходимо выяснить, с чем связано нарушение ТК РФ.
3. Если графика нет, или работник только устроен на работу в текущем году и в расписание не попал, то оформляется заявление как минимум за 3 дня. Далее нужно дождаться приказа о директора для ознакомления.
4. В день, обозначенный в приказе Т-6, можно не выходить на работу и начать свой очередной отдых.

Важно! Пока не произойдет ознакомление с приказом под роспись уход в отпуск не допустим. Работодатель может обвинить в прогуле, так как официального распоряжения о начале отдыха нет.

Определяемся с отпуском

Чтобы определиться с тем, как оформить отпуск, необходимо вспомнить, какие виды отпусков предусмотрены действующим трудовым законодательством. Можно выделить следующие виды отпусков:

• ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ) (основной и дополнительный);
• отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
• отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ);
• учебный отпуск (ст. 173-ст.177 ТК РФ).

Подробнее о том, что такое ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по беременности и родам и учебный отпуск  мы рассматривали в отдельных консультациях.

Стаж для получение ежегодного отпуска

Правило № 3

Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбе о предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
• сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
• сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от № 76-ФЗ.

Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

Правило № 4

Видео в Контур.Школе Вы узнаете, как правильно предоставить и оплатить отпуск работнику Посмотреть

Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ. Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы. А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

Правило № 5

В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

Типы отпусков

Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:

• Ежегодный отпуск с начислением отпускных – основной и самый распространенный способ отдыха сотрудников;
• Внеочередные отпуска, также оплачиваемые – они, как и основной отпуск, могут в некоторых случаях предоставляться работникам ежегодно. Кому, при каких условиях и почему положены такие отпуска, подробно описано в Трудовом кодексе РФ;
• Еще один, всем известный, но значительно реже встречающийся отпуск — без сохранения з/п. Воспользоваться правом на такой отпуск можно как в добровольном порядке, так и при некоторых вынуждающих обстоятельствах.

Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода

Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право.

В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.

Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:

• женщины, ожидающие рождения ребенка;
• несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
• усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
• персонал вредных производств;
• работники, трудящиеся в опасных условиях.

Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

Отзыв сотрудника из отпуска

Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

Продление отпуска

Правило № 6

Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, поименованных в ч.1 ст. 129 и ч.1 ст. 124 ТК РФ. Например, если сотрудник в отпуске заболел, отпуск должен быть продлен на дни болезни. Но будьте внимательны! Продление отпуска законно только если сотрудник болел сам, а не ухаживал за заболевшими членами семьи!

Правило № 7

Отозвать сотрудника из отпуска можно только с его с согласия.

ШАГ 7: УЧИТЫВАЕМ ДНИ ОТПУСКА В ТАБЕЛЕ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Работодатель ведет табель учета рабочего времени по форме № Т-13 или по форме, утвержденной в организации. В табеле учета рабочего времени в обязательном порядке учитываются и дни ежегодного оплачиваемого отпуска. Дни, когда работник находится в отпуске, необходимо обозначать кодом ОТ или 09 (Пример 11).

ШАГ 3: РАССЧИТЫВАЕМ СТАЖ НА ОТПУСК

После того как кадровик определился с продолжительностью основного и дополнительного отпуска, необходимо рассчитать, сколько же дней отпуска заработал работник.

Для этого следует рассчитать стаж, который дает право на получение отпуска. Ведь если работник отпуск еще не заработал, то предоставляя отпуск авансом, работодатель рискует. Не всегда при увольнении работнику начисляется зарплата, достаточная для удержания оплаты дней отпуска, использованных авансом.

Стаж, который дает право на получение ежегодного очередного оплачиваемого отпуска, исчисляется с первого дня работы у работодателя. Рабочий год исчисляется со дня приема работника на работу и заканчивается по истечении рабочего года. Рабочий год не совпадает с календарным, поэтому у каждого работника свой период рабочего года.

Обратите внимание, что не все периоды, когда работник числился в организации, можно включить в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ).

В стаж работы включаются:

• время работы в организации;
• время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, дни временной нетрудоспособности, выходные и другие дни отдыха);
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
• время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж для ежегодного отпуска не включаются:

• время отсутствия на работе без уважительных причин;
• время отпусков по уходу за ребенком;
• время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

• Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал менее 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Приведем пример расчета стажа на отпуск.

Аринин М.А. принят . Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с на 14 календарных дней. При этом работнику с по предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней, а он использовал 1 день отпуска без сохранения заработной платы. Также Аринин М.А. находился на больничном с по .

● За рабочий год с по Аринину М.А. по общему правилу полагается 28 календарных дней отпуска. Поскольку время ежегодных отпусков и временной нетрудоспособности включается в стаж для предоставления ежегодных отпусков, учитываем в стаж данные периоды.

● Из общего количества дней, полагающихся за рабочий период, нужно вычесть дни уже использованного отпуска. Таким образом, Аринину М.А. за период с по полагается:

28 к.д. ежегодного отпуска – 7 к.д. использованного отпуска = 21 к.д.

У работника накопилось необходимое количество дней отпуска, и отпуск в количестве 14 календарных дней может быть ему предоставлен.

• Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал более 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Если работник использовал отпуск без сохранения заработной платы периодом более 14 календарных дней, этот период в подсчет стажа также не включается согласно ст. 121 ТК РФ (см. также письма Роструда от № 854­6­1; от № 1519­6­1).

Работница принята . Работнице с по было предоставлено 26 дней отпуска без сохранения заработной платы.

В период стажа, дающего право на предоставление ежегодного отпуска, включается только период отпуска без сохранения заработной платы в количестве 14 календарных дней. Остальные дни в отпускной стаж не входят и «сдвигают» границу рабочего года на 12 календарных дней (26 – 14 = 12) Таким образом, последний день текущего рабочего года придется не на , а на ( + 12 дней).

• Расчет стажа для дополнительного отпуска за «вредную» работу.

Дополнительный отпуск планируется (как и ежегодный) в графике отпусков. Однако в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в этих условиях время (часть третья ст. 121 ТК РФ).

Согласно п. 8 и 9 Инструкции о порядке применения Списка производств цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (утверждена постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от № 273/П­20, в ред. от ), полный дополнительный отпуск предоставляется, если работник в рабочем году фактически проработал в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда не менее 11 месяцев. Если работник в рабочем году проработал во вредных условиях менее 11 месяцев, то дополнительный отпуск ему предоставляется пропорционально отработанному времени.

Для исчисления стажа работы, дающего право на указанный отпуск, необходимо подсчитать количество дней, которые работник фактически отработал во вредных условиях труда (не менее половины продолжительности рабочего дня). Далее следует определить количество полных месяцев работы во вредных или опасных условиях труда. Для расчета количества полных месяцев работы во вредных условиях труда необходимо суммарное количество дней такой работы в течение года разделить на среднемесячное количество рабочих дней. Если остаток составляет менее половины среднемесячного количества рабочих дней, он исключается из подсчета, если половину и более – округляется до полного месяца (письмо Роструда от № 657­6­0).

Работник принят на должность газорезчика . Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с на 12 календарных дней (согласно коллективного договора). Работнику с по предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней.

На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с по , что составляет 11 месяцев. Поскольку работник отработал не менее 11 месяцев, работнику предоставляется полный дополнительный отпуск в количестве 12 календарных дней.

Из общего количества дней, полагающихся работнику за данный период, нужно вычесть период уже использованного отпуска.

Таким образом, работнику за период с по полагается:

28 к.д. ежегодного отпуска + 12 к.д. дополнительного отпуска – 7 к.д. использованного отпуска = 33 к.д.

Работник принят на должность машиниста . Он подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с на 8 календарных дней (согласно коллективного договора). Работник свой отпуск еще не использовал.

На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с по , что составляет 8 месяцев. Поскольку работник отработал менее 11 месяцев, необходимо рассчитать количество дней дополнительного отпуска. Для этого нужно определить количество дней, в которые работник фактически отработал во вредных условиях труда не менее половины продолжительности рабочего дня.

Например, работник работал полный рабочий день. Тогда для расчета применим формулу:

124 дня работы во вредных условиях / 29,4 (среднемесячное количество рабочих дней) = 4,22 к.д.

Таким образом, на работнику полагается 4 календарных дня дополнительного отпуска.

У работника накопилось необходимое количество дней основного ежегодного отпуска. Также работодатель предоставляет работнику дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней.

ШАГ 2. ПРОВЕРЯЕМ, КАКОЙ ОТПУСК ПОЛОЖЕН РАБОТНИКУ

По общему правилу работникам предоставляются ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Существуют категории работников, которым положен удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск, а также дополнительные отпуска.

Так, право на дополнительный оплачиваемый отпуск имеют:

• работники, условия труда которых относятся к вредным и опасным, – не менее 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ);
• работники с ненормированным рабочим днем – не менее 3 календарных дней в году (ст. 119 ТК РФ);
• лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – от 8 до 24 календарных дней (ст. 321 ТК РФ, ст. 14 Закона РФ от № 4520­1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», в ред. от );
• врачи общей практики и их медицинские сестры за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет – 3 дня (постановление Правительства РФ от . 1998 № 1588 «Об установлении врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) ежегодного дополнительного оплачиваемого 3­дневного отпуска за непрерывную работу в этих должностях»);

Право на ежегодные удлиненные оплачиваемые отпуска имеют:

• работники с присвоенной группой инвалидности – 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от № 181­ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», в ред. от );
• работники образовательных учреждений – продолжительностью 56 или 42 календарных дней в зависимости от вида учреждения и должности (постановление Правительства РФ от № 466 «О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках», в ред. от );
• штатные научные работники вузов: доктора наук – 48 рабочих дней, кандидаты наук – 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от № 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень»);
• работники, занятые на работах с химическим оружием, – 56 или 49 календарных дней (ст. 5 Федерального закона от № 136­ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием», в ред. от );
• работники организаций здравоохранения, осуществляющие диагностику и лечение ВИЧ­инфицированных больных – 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от № 391 «О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей»).

Некоторые категории работников имеют право на предоставление отпуска ранее чем через полгода работы:

• работники моложе 18 лет (часть 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
• работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до трех месяцев (часть 3 ст. 122 ТК РФ);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (часть 3 ст. 122 ТК РФ).

ШАГ 4: ОФОРМЛЯЕМ ПРИКАЗ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА

Если препятствий для работника уйти в отпуск нет, можно издавать приказ. Чаще всего он составляется по унифицированной форме № Т­6 (Примеры 7, 8) (утверждена постановлением Госкомстата России от № 11), но работодатель вправе разработать и свою форму. Работник знакомится с приказом под роспись.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Правило № 1

Нельзя не предоставлять сотрудникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Об этом говорится в статье 124 ТК РФ. Помните, что с согласия сотрудника работодатель может перенести ежегодный отпуск сотруднику, если его уход в отпуск неблагоприятно скажется на деятельности организации. НО! Перенос должен быть только на следующий рабочий год!

Работодатель обязан перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск по письменному заявлению сотрудника, если сотрудника вовремя не предупредили о начале его отпуска, а также, если отпускные выплатили с задержкой.

График отпусков

Правило № 2

Каждый год следует утверждать график отпусков (ч.2 ст.123 ТК РФ). Ежегодный отпуск можно делить на части. Допустим, работник принял решение отгулять полностью 28 календарных дней отпуска, но в графике отпусков его отпуск разделен на части. Сотрудник вправе так поступить, написав работодателю заявление на отпуск. Если работник идет в отпуск по графику, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Общая информация

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска гарантирует Трудовой Кодекс. Наиболее существенными пунктами являются статьи 93, 114, 115.

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

Стандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

Более того, даже для лиц, занятых на сезонных работах, положен отпускной период из расчета два дня за рабочий месяц. Об этом говорится в статьях 291 и 295 ТК.

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

К ним относятся:

1. График.
2. Уведомление
3. Заявление.
4. Приказ.
5. Записка-расчёт.

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

Оформляем отпуск: действуем по порядку

График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — график отпусков.

Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.

При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

Документы как основание для отпуска

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

• заявление, составленное им в произвольной форме; Открыть образец заявления на ежегодный отпуск в JPGСкачать образец заявления на ежегодный отпуск в DOC
• распоряжение либо приказ на предоставление отпуска со стороны руководства предприятия.

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

Общие сведения о ежегодном отпуске

Всем известно, что ежегодно право на определённое число дней отдыха от работы возникает у каждого трудящегося. Это право закреплено не только в Трудовом кодексе (ТК) РФ, но и в Конституции. Казалось бы, что может быть проще — написал заявление и ушёл в отпуск. Тем не менее учитывать следует и множество нюансов:

• производственные интересы компании (ведь если все одновременно уйдут в отпуск, работать будет некому);
• взаимозаменяемость (работу отпускника чаще всего приходится выполнять другому сотруднику);
• личные интересы работающих (планы на отпуск у каждого свои);
• «форс-мажорные» обстоятельства (они могут возникнуть и у нанимателя — резкая производственная необходимость, и у работника — болезнь и пр.);
• наличие у сотрудника необходимого стажа работы (ведь не каждый на отдых и «наработал»);
• экономические интересы компании (для того чтобы фирма не «разорилась» на выплате отпускных и материальной помощи к отдыху летом, многие руководители стараются равномерно распределить отпускные периоды работников в течение года).

Именно этим и диктуется необходимость раннего планирования отпускной кампании и, соответственно, наличие дополнительных этапов (составление/изменение графика, уведомление сотрудников).

Ежегодный оплачиваемый отпуск подразумевает сохранение за трудящимся его должности, а также среднего заработка за каждый календарный день (за исключением нерабочих праздничных дней, которые из числа дней отпуска вычитаются). Законодательством предусмотрены и непроплачиваемые отпуска — порядок их предоставления отличается и установлен ст. 128 ТК РФ.

Кадровик при составлении плана по отпускам на грядущий год, а также в процессе текущей работы по оформлению отдыха сотрудников должен учитывать следующие общие моменты:

1. Отпуск работнику предоставляется за его индивидуальный рабочий годовой период, который в большинстве случаев с календарным годом не совпадает. Этот период начинают исчислять со дня зачисления на работу, переводы и перемещения на период не влияют. Сдвинуть индивидуальный год вперёд может лишь «перебор лимита» (свыше 14 дней в календарном году) неоплачиваемого отпуска, а также нахождение сотрудницы в социальном отпуске по уходу за детьми. Планируя отпуск на следующий год, будьте внимательны: если за текущий индивидуальный период отпуск уже отгулян (наперёд), до начала следующего взять его не получится!
2. Первый после трудоустройства отпуск по общему принципу (ст. 122 ТК) положен лишь после полугода работы (в этот период входят и социальные отпускные периоды, и больничные, и другое время отсутствия на работе по уважительным причинам — оговорок нет). Но из правила есть исключения — по договорённости с нанимателем, а также при наличии определённых условий (уход в декретный отпуск, декретный отпуск жены, несовершеннолетний работник, усыновление ребёнка и пр.) ограничение снимается.
3. При планировании и предоставлении отпускного периода важно правильно рассчитывать продолжительность отпуска, который состоит из обязательной (ст. 115 ТК) и дополнительных (ст. 116 ТК) частей. Обратите внимание: если в течение индивидуального рабочего года сотрудник был переведён на должность, дающую право на больше/меньшее число дней отдыха, у него поменялся стаж, что даёт право на дополнительный отпуск и т. д., — количество дней отпуска должно быть пересчитано пропорционально!
4. Отпуск может быть разделён на части (неограниченное количество, условие лишь одно — среди них должна быть хотя бы одна сроком не менее 14 дней). Делить на части можно уже при составлении графика, если же необходимость возникла после его составления — в документ вносятся соответствующие изменения. Важен тот факт, что разделение — это не правило, а исключение, и возможно оно лишь по согласию обеих сторон трудового соглашения.
5. График отпусков обязателен для обеих сторон — ни наниматель, ни трудящийся не вправе без согласования с другой стороной препятствовать его выполнению. Тем не менее механизмы изменения графика законом предусмотрены:
   • отзыв из отпускного периода — возможен по инициативе работодателя и с одобрения отпускника (однако не ко всем категориям работников данное правило применимо). Оставшиеся не использованными дни можно как «забрать» сразу после отзыва, так и «отложить на потом». Вопрос регулируется ст. 125 ТК РФ;
   • продление/перенос дней отдыха — здесь в роли определяющих выступают уже «форс-мажорные» обстоятельства — те, что не были запланированы при составлении графика отдыха по организации. Со стороны работника — болезнь на период отдыха, необходимость выполнения государственных обязанностей; со стороны администрации (закон подчёркивает — в исключительных случаях) — угроза срыва производственного процесса, в этом случае отпуск может быть перенесён даже на следующий год. К переносу отдыха может привести и недобросовестность нанимателя — несвоевременная проплата отпускных или отсутствие уведомления сотрудника как важный процессуальный момент (это лишь по инициативе обиженного сотрудника — если он желает таким образом «отомстить»);
   • изменение графика по личным причинам — только с согласия сторон, путём подписания ответственным руководителем соответствующего заявления сотрудника.

Предусмотрен законом и механизм «погашения» неиспользованных частей — но только тех, что имеются сверх общеобязательных 28-ми дней за каждый год. Они могут быть заменены денежной компенсацией (ст. 126 ТК), попросту — выплатой отпускных без предоставления дней отдыха.