Что включает в себя кадровое делопроизводство

 

Ведение кадрового делопроизводства: что такое кадровое делопроизводство, как вести, типовые ошибки, электронный кадровый документооборот. Каким образом можно разобраться с нюансами кадрового делопроизводства в 2019 году. Законодательная база, по которой строятся отношения в трудовом коллективе.

Как организовать кадровое делопроизводство с нуля

Как организовать кадровое делопроизводство с нуля

Этап 1. Разработка документов, которые обязательно должны быть в компании

Сначала разрабатывают различные руководства для работы кадрового делопроизводства. Для этого в организации должны быть следующие необходимые документы:

- инструкции внутреннего трудового распорядка;

- закон о защите персональных данных работника;

- закон об охране труда и противопожарной безопасности.

Эти документы являются обязательными и оформляются в первую очередь.

Этап 2. Корректировка штатного расписания

Перед тем, как составить график работы, с работниками организации заключают трудовые договора, оформляют всю необходимую документацию по трудоустройству, заводят трудовые книжки. Однако, довольно часто встречаются погрешности в ведении этой документации.

Штатное расписание выверяется согласно данным о заработной плате работников и наименованию их должностей. Эта информация находится в бухгалтерии.

Обращайте внимание на соответствие должностей в штатном расписании и реальных должностей сотрудников. Эта информация, в основном, нужна для внесения в программу 1С, а на деле очень часто встречаются грубые искажения в базе данных. Соответственно при составлении штатного расписания вся информация о работниках должна быть достоверной и проверенной.

  • Методы стимулирования персонала: материальные и нематериальные

В бухгалтерии каждому работнику присваивается свой уникальный табельный номер. Как правило, этот процесс автоматизирован. В противном случае их присваивают вручную. Поскольку каждый табельный номер закрепляется за отдельным человеком, то даже после увольнения он никому не передаётся.

Тщательно проверьте состояние личных дел сотрудников и их личных карточек. При отсутствии какой-либо документации напишите напоминание сотруднику организации, что именно он должен ещё предъявить в отдел кадров.

Этап 3. Проверка соответствия информации в трудовых договорах и штатном расписании

Обязательно сверяйте данные штатного расписания с информацией в трудовых договорах. Возможно, что информация окажется не достоверной. Например,  указывается зарплата, не соответствующая действительности, или указанная дата подписания договора приходится на выходной день и прочие нестыковки. В таких случаях договоры в срочном порядке нужно переделать. Договор должен быть оформлен по всем правилам и подписан уполномоченным лицом. При появлении каких-либо изменений в процессе деятельности работника достаточно составить дополнительное соглашение и таким образом вносить коррективы в трудовой договор.

Подобное соглашение оформляется отдельно для каждого конкретного сотрудника организации.

Вся документация делается в двух экземплярах: один – для компании, другой – для кадрового отдела.

Этап 4. Проверка правильности оформления кадровых приказов

Вся документация проверяется на правильность и достоверность внесённых данных. Все нюансы, такие, как даты, подписи и все сведения, касающиеся поступающего на работу, должны соответствовать действительности. Все документы должны соответствовать друг другу. Всегда обращайте внимание на наличие не только подписи руководителя предприятия, но и самого работника. При обнаружении неточностей в документах, их следует переделать или, возможно, отправить на подпись.

 Этап 5. Проверка правильности ведения трудовых книжек

Далее удостоверьтесь в существовании трудовых книжек. Все они находятся в организации. Возможно, вам встретится трудовая книжка сотрудника, который уже давно не сотрудничает с вашей организацией. Тогда вам полагается отправить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. В зависимости от ответа, её или отправляют почтой по указанному адресу с уведомлением о вручении, или вкладывают уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Срок хранения трудовой книжки неработающих сотрудников – до востребования, но не менее 50 лет.

Приступая к заполнению трудовой книжки, изучите сначала документы, регламентирующие ведение трудовых книжек. К ним относятся:

- инструкция по заполнению трудовых книжек;

- правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Этап 6. Оформление личных дел или личных папок сотрудников (если до вас их не вели)

При приёме на работу на каждого сотрудника заводится личная карточка по форме № Т-2. Как правило, в настоящее время этот процесс автоматизирован - существуют специальные программы для заполнения этих карточек с последующим выводом на печать. Следует отметить, что государственные архивы принимают личные карточки только на «полукартонной» бумаге.

Ведутся личные карточки сотрудником отдела кадров – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от № 1).

Все копии документов: паспорта, страхового свидетельства, помещаются в папки-«файлы» и делается опись каждого дела. Так формируются личные папки. Туда же вкладывают копии приказов и договоров, касающиеся этого работника. Это делается для удобства. К личным карточкам желательно приклеить фотографии работников.

Помните, что крайне нежелательно хранить личные дела вместе с формой № Т-2.

Этап  7. Оформление необходимых учетных книг или журналов

Такие документы, как Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, ведутся исключительно от руки. Каждая страница должна быть пронумерована, а книга прошита, поскольку это журнал учета бланков строгой отчетности.

Этап 8. Составление графика отпусков

В предновогодний период составляется и утверждается график отпусков.

В небольшом предприятии можно провести опрос на предмет выхода в отпуск сотрудников, в крупном же – эта задача делегируется начальникам отделов организации.

Для того, чтобы процесс работы предприятия не пострадал, периоды отпусков не должны совпадать у сотрудников одного отдела.

При возникновении спорных вопросов у сотрудников, касающиеся отпускного периода, решение принимает руководитель либо начальник отдела. Получение всей необходимой информации для составления графика отпусков занимает от одной до трех недель.

  • Как повысить продажи в кризис: 8 решений

Как только график отпусков составлен, его утверждает руководитель организации.

Предварительно за две недели до начала отпуска вы обязаны уведомить работника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска.  Однако время выхода в отпуск может корректироваться по согласованию работника с начальством.

При предъявлении больничного листа на начало запланированного отпуска его переносят на другой период времени, указав его в заявлении. Изменённые данные вносятся в определённые графы графика отпусков.

Всегда помните, что сотрудник обязан минимум 1 раз в два года выходить в отпуск. А при увольнении сотрудника ежегодный оплачиваемый отпуск компенсируют материально.  

Этап 9. Формирование кадровых дел

Дела структурируют подобным образом:

- «Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)»  - срок хранения – 75 лет;

- «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные командировки внутри страны)» - срок хранения – 5 лет;

- «Трудовые договоры»;

- «Личные дела»;

- «Личные карточки»;

- «Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;

- «Кадровые вопросы, связанные с государственными службами и торговыми организациями» и др.

Список отпусков, очередность дежурств и расписания обычно относят к отдельным делам.

Папки на каждого сотрудника рекомендуется складывать по алфавиту согласно первой букве фамилий сотрудников, другие документы – в хронологической последовательности по факту поступления документа.
  • Система мотивации сотрудников отдела продаж

Учитывая, что приказы по личному ставу могут храниться пять или семьдесят пять лет, то их рекомендуется рассортировать на разные дела. Учитывайте, что все документы, не учтенные в списке дел с 5-тилетним сроком хранения, автоматически имеют 75-летний срок хранения.

Если фирма достаточно крупная, а в течение 12 месяцев появляется более 250 листов, то требуется рассортировать на отдельные папки. К примеру, «Трудовые договоры (А–Л)», «Трудовые договоры (М–Я)»; «Приказы по личному составу (запланированные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, выговоры, командировки)»).

Этап 10. Оформление номенклатуры дел

Систематизированный список названий дел компании, где также указываются сколько хранится тот или иной документ, можно оформить отдельно по делам, относящихся к персоналу компании, или можно включить в общий список документов компании.

Процесс заполнения документов, касающихся персонала, такой же как оформление дел и составление перечня в общем делопроизводстве.

шаг Организуйте кадровое делопроизводство Есть три способа

Фото 2

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

«Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в постановлении Минтруда СССР от № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя».

В зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей работодатель может организовать кадровое делопроизводство одним из способов:

  • структурное подразделение, например, отдел кадрового учета во главе с руководителем;
  • единственный специалист по кадровому делопроизводству;
  • внутреннее совмещение — чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например, бухгалтеру или офис-менеджеру.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание (при этом ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству).

Типичное заблуждение: должность, по которой оформляется совмещение, не включается в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.

Итак, первый шаг — определите, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:

  1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
  2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
  3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После того, как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

Участие в проекте генерального директора

Фото 3
Участие в проекте генерального директора

Надежда Меркурьева, руководитель направления по продвижению решения «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва

Участие в проекте генерального директора обязательно. Вы должны проводить ключевые совещания, согласовывать основные документы, подавать личный пример, используя систему, – все это существенные условия успешного внедрения. Если деятельного участия главы компании нет, попытки внедрить автоматизированный документооборот заведомо обречены. Провал гарантирован и в том случае, если руководители среднего звена уговорили вас внедрить автоматизированную систему, но вы сами не очень понимаете, зачем она нужна, и решаетесь на проект, исходя из принципа «попробуем, а там видно будет».

Роль руководителя в управлении рабочей группой:

1. Передайте оперативное управление одному из сотрудников, участвующих в проекте. Руководить проектами обычно назначают хорошо подготовленных специалистов или начальников соответствующих подразделений.

2. Наделите руководителя проекта полномочиями. Особенно это необходимо, если входящие в группу сотрудники имеют более высокий статус, чем назначенный вами руководитель проекта.
  • Сектор b2b: как получить заказы на 11 миллионов рублей в месяц

3. Приказом или устным распоряжением освободите участников проектной группы от части их обычных обязанностей, чтобы они могли уделять достаточно времени проекту.

4. Определите критерии успешности проекта.

5. Проводите регулярные совещания, чтобы оперативно устранять проблемы, тормозящие процесс. Часто они связаны с плохо отлаженным взаимодействием между отделами.

6. Вдохновите команду на последний рывок. Ближе к концу проекта всегда наблюдается спад – это фаза «испытания на прочность». Уже многое сделано, все устали, деньги кончаются, накапливаются неудачи и т. д. В 90% случаев проектные группы не могут преодолеть эту точку, и начинания сходят на нет. Проект тихо умрет в шаге от своего завершения, если его руководитель или генеральный директор не найдут в себе силы переломить ситуацию.

Шаг 4. Определите задачи, которые вы хотите решить, и выберите программный продукт

Иногда на этом этапе путают задачи: основной считают, к примеру, повышение прозрачности и управляемости организационных процессов, хотя этого можно достичь лишь с помощью организационных изменений. Любая глобальная задача должна быть разделена на ряд локальных. Явно бесполезно сразу пытаться «повысить прозрачность», но можно «сократить срок согласования договоров до трех дней» или «в любой момент получать отчет о трудозатратах работника на каждый проект». Эти задачи диктуют выбор программного продукта. Кроме того, надо учитывать следующие критерии:

- совместимость с платформой, на которой разработаны другие продукты компании;

- возможность совершенствования системы силами собственной IT-службы;

- поддержка работы с мобильными устройствами.

Шаг 5. Проводите разъяснительную работу, говорите о первых успехах

Обычно на следующий день после запуска новой системы руководитель начинает получать претензии от сотрудников: «система не работает», «она неудобна», «у меня нет на это времени», «почему я должна нажимать на эти кнопки», «у меня и так дел хватает…». Поток таких жалоб неиссякаем, ведь сотрудники не заинтересованы в том, чтобы вы видели, что и как они делают. Для минимизации возможностей саботировать нововведения надо держать сотрудников в курсе происходящих изменений: подробно рассказывать о каждом новом этапе проекта и всех планируемых переменах, обсуждать их, реагировать на возражения, демонстрируя частные преимущества (ускорение процедуры рассмотрения договоров, облегчение поиска документов и пр.). В первую очередь стоит сосредоточить усилия на процессах, автоматизация которых позволит быстро получить видимый результат. Генеральный директор и все топ-менеджеры компании должны вести разъяснительную работу, а кроме того, использовать систему в своей повседневной деятельности: это будет отличным стимулом для подчиненных. Такой подход обеспечит проекту позитивный имидж, и система будет внедрена быстрее.

Электронный кадровый учет

Фото 4

При использовании электронного кадрового учета важно соблюдать условия безопасности документов, сокращать доступ к архиву в силу действия закона про защиту персональных данных. Электронный учет документации имеет ряд преимуществ:

  1. быстрый доступ к документам;
  2. защищенности файлов паролями;
  3. нет необходимости приобретения сейфов для сохранения бумаг;
  4. экономия пространства в офисном помещении – на жестком диске может храниться 10 тысяч документов и более;
  5. экономия времени – подписать, найти любой документ можно за 1-2 минуты в архиве жесткого диска на компьютере.

Автоматизация кадрового делопроизводства: алгоритм внедрения

Автоматизация кадрового делопроизводства: алгоритм внедрения

Владельцы крупных фирм часто сталкиваются с проблемами:

- сотрудники медленно оформляют документы;

- договоры долго согласовываются, контрактные обязательства исполняются с задержками;

- работник утверждает, что конкретный документ был, и даже помнит, что в нем было написано, но не может его найти;

- при увольнении сотрудников пропадают важные документы, с которыми они работали.

В результате компания вовремя не реагирует на запросы клиентов или поставщиков, снижается скорость принятия решений. Именно на этом этапе следует всерьез задуматься о внедрении единой системы электронного документооборота (СЭД). Такая система позволит справиться с перечисленными проблемами, а кроме того, поможет Вам контролировать исполнительскую дисциплину и быстро получать необходимые данные для анализа ситуации.

При подготовке и осуществлении проекта по автоматизации документооборота стоит придерживаться определенного алгоритма:

Шаг 1. Опишите систему документооборота

Поручить описание можно секретарю (если компания небольшая) или специально назначенному сотруднику. Вот что ему нужно сделать:

- подготовить документ (положение), в котором будут перечислены бизнес-процессы и определен порядок оформления документов;

- составить инструкцию по делопроизводству (или ее аналог) с описанием порядка действий применительно к каждому процессу (процедуры, роли и функции сотрудников; пример процесса – работа с договорами и сопроводительными документами);

- написать (или обновить) должностные инструкции сотрудников; в них должны быть четко указаны функции каждого работника и определено, кто будет исполнять его обязанности в случае временного отсутствия.

Шаг 2. Определите заказчика (владельца) системы и руководителя проекта

Заказчик – это сотрудник или подразделение компании (в лице его начальника), который больше всех остальных будут работать с системой (делопроизводитель, руководитель юридического или кадрового отдела). Обязанности заказчика – предоставлять команде внедрения информацию о бизнес-процессах, отчетных формах, бланках, консультировать членов команды, организовывать работу по адаптации программы, тестировать готовые блоки.

  • Составление коммерческого предложения: 5 важных советов

Также нужно назначить руководителя проекта (в небольших компаниях заказчик и руководитель проекта могут быть одним лицом). Иногда руководителем становится кто-то из IT-службы. Это неверно. Во-первых, работник этого отдела не знает области, в которой внедряется система, во-вторых, вряд ли сможет результативно руководить процессом, затрагивающим многие ключевые направления вашей компании. А вот в чем помощь специалистов IT-службы будет существенной, так это в составлении списка программных продуктов, выборе подрядчика, координации его деятельности, предоставлении необходимых полномочий и прав доступа сотрудникам, а также в консультировании (совместно с профильными специалистами) работников компании, осваивающих новую для них систему.

Шаг 3. Сформируйте проектную команду

В команду надо включить заказчика, представителей всех отделов, работающих с документацией, и сотрудников IT-службы. Кроме того, в проектную группу должны войти представители компании-подрядчика, которая будет разрабатывать и внедрять систему (если вы решили не делать это собственными силами).

Что такое кадровое делопроизводство

Фото 5

Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и расчётами с сотрудниками.

Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.

Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание специальных программ.

Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии сплетаются в одну – кадрового делопроизводителя.

шаг Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в Уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договором, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании Устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров, или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Помните простое правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот и ставит подпись в нем подпись.

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность. Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы. Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.

  • Увольнение по соглашению сторон
  • Выплата отпускных при увольнении: расчет компенсации
  • Как писать резюме на работу - образец

Ведение трудовых книжек

Кадровое делопроизводство обязывает специалистов проводить учет трудовой книжки. Все записи ведутся, если человек на предприятии оформлен официально. Работнику трудовая книга выдается при увольнении. Эта документация фиксирует все изменения относительно должности, наград. Обучение кадровому делопроизводству с нуля включает обязательные пункты по правильности оформления трудовых книг. Любые ошибки исправляются членами штата отдела кадров. При их обнаружении специалистам могут быть выдвинуты обвинения в административном нарушении.

Как нужно вести кадровое делопроизводство в компании

Фото 6
Как нужно вести кадровое делопроизводство в компании

Кадровую деятельность можно вести следующими способами:

1) Собственными силами, приняв на работу сотрудника именно для этой цели.

2) Прибегнув к помощи сторонних организаций, специализирующихся на аутсорсинге кадрового делопроизводства.

3) Автоматизированное кадровое делопроизводство.

Оба первых способа допустимы и каждый имеет свои преимущества.

Согласно первому, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.

Если штат маленький, то обычно руководитель выполняет сам эти обязанности, тем самым экономя на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников.

Второй вариант набирает сейчас большую популярность, так как обходится такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе. Особенно это актуально перед проверками, при смене руководителя или во время увольнения опытного сотрудника в этой сфере. Высококвалифицированные специалисты приходят в организацию временно и приводят всю внутреннюю документацию в порядок.

шаг Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

  • является единоличным исполнительным органом юридического лица;
  • выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в 4 графе на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

  • оформление приема на работу;
  • внутреннее перемещение работников;
  • увольнение;
  • регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
  • организация трудового процесса;
  • иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Система кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от );
  • унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от );
  • Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от );
  • Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от );
  • Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от );
  • Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от ;
  • Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от ;
  • Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от ;
  • Закон об архивном деле № 125-ФЗ от ;
  • Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от ;
  • Приказ о трудовых книжках № 117н от ;
  • Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от ;
  • Постановление о трудовых книжках № 225 от ;
  • инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Состав кадровой документации предприятия

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

Скачать пример штатного расписания формы Т-3 в word

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

  • сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
  • данные паспорта сотрудника;
  • должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
  • перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
  • сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
  • рабочий график, оплата переработки;
  • причины для прекращения действия договора и иные условия;
  • подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Вопросы и ответы

Источники

Использованные источники информации.

  • https://www.kom-dir.ru/article/1164-qqq-16-m4-07-04-2016-kadrovoe-deloproizvodstvo
  • https://school.kontur.ru/publications/1636
  • https://sovets.net/15082-kadrovoe-deloproizvodstvo.html
  • https://tvoi.biz/kadry/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html
  • http://buhuchetpro.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo/
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий