Как правильно отправить в отпуск работника

Независимо от того, большая фирма или маленькая, столкнуться с предоставлением отпусков сотрудникам придется каждому предпринимателю.

Договоритесь о датах отпуска

За каждый отработанный год сотруднику полагается 28 дней отпуска. Причём предоставлять отпуск нужно, даже если он готов трудиться без отдыха. Не отправлять сотрудника в отпуск дольше двух лет — нарушение, за которое могут оштрафовать.

Подготовить платёжки за сотрудников Эльба подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы за сотрудников. Сервис сформирует всю необходимую отчётность за сотрудников для ИП и ООО. Попробуйте 30 дней бесплатно.

Сотрудник может отдохнуть все 28 дней сразу или разбить отпуск на несколько частей, одна из которых должна быть минимум 2 недели.

Отпуск считается в календарных днях, но не включает нерабочие праздники. Если на период отпуска выпадает праздник, он продлевается на этот день. Например, сотрудник с 1 марта уходит в отпуск на 14 дней. 8 марта — нерабочий праздничный день и в отпуск не включается. Поэтому сотрудник выйдет на работу 16 марта.

По закону даты отпусков определяются по графику, который нужно утверждать ежегодно до 17 декабря на год вперёд. Если у вас немного сотрудников, то этот документ может понадобиться только при проверке. Гораздо чаще в небольших фирмах определяют даты отпуска в течение года по заявлению работника, а график отпусков составляют для соблюдения формальностей.

Бланк графика отпусков

Составление графика отпусков

Оплачиваемый отпуск за второй и последующий годы работы предоставляется в любое время года, но в соответствии с очередностью. Многие работодатели пренебрегают составлением плана отпусков и относятся к этому формально, лишь бы написать, хотя бы примерно. Но на деле получается, что летом люди уходят в отпуск целыми отделами, и работоспособность предприятия снижается. Именно поэтому надо знать, что работодатель вправе отказать сотруднику в отпуске, если это обусловлено производственной необходимостью. Нужно только помнить, что график отпусков обязателен к исполнению как работодателем, так и сотрудником, то есть, заранее разрешив работнику отдохнуть в определенный промежуток времени, отказать потом будет сложно. К тому же правило графиков не распространяется на льготные категории сотрудников, приведенные выше, а также на:

• мужей, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам;
• супругов военнослужащих, которые также могут брать отпуск в любое время, чтобы совпасть со своими мужьями и женами;
• совместителей, которые также имеют особое право на отпуск в любое время, чтобы он совпал с отдыхом по основному месту работы.

Оформление отпуска работнику: общий порядок и условия 

Ежегодный оплачиваемый отпуск положен всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, в том числе надомникам, совместителям, сезонному и временному персоналу. А за работу на Крайнем Севере, в опасных или вредных условиях, с ненормированным рабочим днем предоставляется несколько дополнительных дней отдыха. Порядок предоставления и оплаты оплачиваемых отпусков, основных и дополнительных, закреплен статьями 114-127 ТК РФ, а отпусков без сохранения зарплаты — статьей 128 ТК РФ. 

Внимание! Работодатель может устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска по собственной инициативе: для этого надо включить соответствующий пункт в трудовой или коллективный договор.

Как бы ни складывалась производственная ситуация, каждому сотруднику за каждый рабочий год следует предоставить отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней, сохраняя за ним средний заработок на весь этот период. Право на оплачиваемый отпуск новичок получает по истечении полугода работы в организации. Если он не относится к числу льготников, работодатель может, но не обязан предоставить ему отпуск авансом, если же речь идет о представителе льготной категории — придется пойти ему навстречу, и стаж работы на организацию в данном случае значения не имеет. 

Некоторым категориям персонала, например, почетным донорам, работающим подросткам или родителям ребенка-инвалида, закон дает право самостоятельно выбирать время отдыха. Такие работники могут взять отпуск в любой удобный для них момент, даже если их некем заменить. Подробнее о действиях работодателя в этой ситуации и случаях злоупотребления льготами  читайте в журнале «Кадровое дело». 

Отпускной период по просьбе работника можно разбивать на части или переносить. Главное — убедиться, что право на отдых реализуется своевременно и в полной мере, поскольку непредоставление отпуска в течение двух лет подряд чревато серьезными проблемами для работодателя, даже если сотрудник сам отказывался отдыхать. Сотрудники, еще не достигшие совершеннолетия или выполняющие вредные работы, должны отдыхать ежегодно без возможности переноса отпуска на следующий год (ст. 124 ТК РФ). 

Можно ли отозвать работника из отпуска?

По ТК отозвать работника из отпуска, конечно, можно, но только с его согласия. И нужно быть готовым, что отпуск ему потом придется предоставить по первому требованию в течение года. Но опять же несовершеннолетних и беременных от отдыха отрывать нельзя ни при каких условиях, придется справляться с рабочими проблемами без участия этих категорий сотрудников в их отсутствие.

Оформление отпуска сотрудника: пошаговая инструкция для кадровика 

Чтобы предоставить одному или нескольким сотрудникам отпуск и не стать объектом пристального внимания ГИТ, нужно оформить несколько важных документов. Придерживайтесь требований актуального ГОСТ Р и соблюдайте установленные законом сроки. Для работодателей, не уведомляющих работников о предстоящем отпуске или оплачивающих его с опозданием, предусмотрена административная ответственность. 

Не упустить момент и вовремя подготовить все документы, необходимые для предоставления отпуска, поможет грамотно составленный график. Это сводный документ, утверждаемый ежегодно и содержащий сведения о том, когда именно и в течение какого количества дней будет отдыхать каждый работник предприятия. О правилах составления идеального графика, который устроит всех без исключения сотрудников и станет надежным помощником в кадровой работе, читайте в статье. 

Как правильно отправить сотрудника в отпуск: пошаговая инструкция 

Шаг 1. Рассчитайте продолжительность отпуска. Для каждого сотрудника организации этот показатель определяется исходя из продолжительности его рабочего года. Первый рабочий год отсчитывается с даты трудоустройства в организацию. За каждый такой год необходимо предоставить не менее 28 полных отпускных дней (ст. 115 ТК РФ). Чтобы без ошибок определить продолжительность отпуска в каждом конкретном случае, воспользуйтесь онлайн-расчетчиком от «Системы Кадры».

Шаг 2. Отправьте сотруднику письменное уведомление. К форме документа особых требований нет, чего не скажешь о сроках его вручения: сотрудник должен ознакомиться с уведомлением под подпись не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Не забудьте указать в уведомлении точную дату начала отпускного периода согласно действующему в организации графику. 

Образец уведомления сотрудника о дате начала его отпуска

Смотреть образец

Шаг 3. Издайте письменный приказ. Используйте унифицированную форму №Т-6 или ее аналог, а если нужно одновременно отправить отдыхать нескольких сотрудников — удобный бланк №Т-6а, в котором предусмотрены поля для сведений о каждом отпускнике.

В приказе отразите:

• реквизиты работодателя;
• даты оформления и номер документа;
• табельный номер, должность, паспортные данные работника;
• структурное подразделение, в котором он числится;
• рамки рабочего года, за который предоставляется отпуск. 

Для сведений о ежегодном основном оплачиваемом отпуске предназначен раздел «А», о дополнительном — раздел «Б». Укажите общее количество календарных дней отдыха, а также точные даты начала и окончания отпускного периода. Приказ заверяется подписью директора компании, а затем передается сотруднику для ознакомления под подпись.

Внимание! Если же практика рассылки отдельных уведомлений в организации не применяется, оформите приказ не позднее чем на две недели до начала отпуска и сразу же ознакомьте с ним работника, чтобы соблюсти требования статьи 123 ТК РФ.

Шаг 4. Составьте записку-расчет на основании приказа. Используйте унифицированную форму №Т-60 или ее аналог. На лицевой стороне бланка укажите реквизиты организации, дату составления и номер документа, сведения о работника: табельный номер, фамилию, имя и отчество, должность, структурное подразделение. 

Пример заполнения записки-расчета (фрагмент)

Смотреть образец

Если работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, заполняйте раздел «А» заполняйте, если дополнительный — раздел «Б».

Когда предоставляется два разных вида отпуска подряд, заполняйте оба раздела. В разделе «В» укажите общую продолжительность отпускного периода и точные даты его начала и завершения. Заверьте бланк подписью должностного лица, ответственного за работу с кадрами.

Оборотная сторона записки-расчета заполняется и заверяется бухгалтером. Здесь рассчитывается сумма отпускных, которые должна выплатить организация. 

Шаг 5. Выплатите отпускные. Сделать это нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска, как того требует статья 136 ТК РФ. В главном своде законов о труде не сказано, в каких днях отсчитывается срок — календарных или рабочих, но Роструд настаивает на первом варианте (см. письмо Роструда №1693-6-1 от ). Если крайний срок выплаты отпускных приходится на выходной или нерабочий праздничный день, рассчитайтесь с сотрудником в последний рабочий день, предшествующий выходному или празднику, иначе работодателю грозит штраф по статье КоАП РФ. 

Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка сотрудника. Подробнее о правилах расчета отпускных, в том числе в месяце, на который выпадают праздники, и в других сложных случаях, расскажет эксперт журнала «Кадровое дело». 

Шаг 6. Заполните личную карточку. Каждый раз, когда предоставляете сотруднику отпуск, вносите в раздел VIII личной карточки сведения о его виде, продолжительности, датах начала и окончания. Знакомить работника с этой записью не нужно. 

Общий порядок применяется, если в организации соблюдается отпускной график. Но иногда приходится смещать заранее намеченные даты, например, по просьбе сотрудника или производственной необходимости. К тому же во многих компаниях есть новички, принятые в штат после утверждения графика и потому не попавшие в общий список отпускников. Как оформить отпуск сотруднику, который хочет отдыхать не по графику? 

В какой срок выплачивать отпускные

Срок выплаты отпускных — минимум 3 календарных дня до начала отпуска. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника на следующей неделе, перечислите ему отпускные в четверг. Можно выдавать отпускные раньше, например, вместе с зарплатой.

Если вы задержали отпускные, выдайте сотруднику компенсацию — 1/150 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Это немного: за неделю просрочки 20 тысяч рублей отпускных вы заплатите 70 рублей компенсации.

Если о нарушении узнает трудовая инспекция, то оштрафует:

• 30 000 — 50 000 рублей — организацию,
• 10 000 — 20000 рублей — должностных лиц, например, директора или бухгалтера,
• 1 000 — 5000 рублей — индивидуального предпринимателя.

Право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Разберемся, как правильно отправить сотрудника в основной ежегодный оплачиваемый отпуск без ущерба деятельности фирмы и здоровым отношениям в коллективе. Надо знать, что право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все сотрудники, непрерывно проработавшие в организации полгода. При этом:

• женщины, желающие взять отпуск перед уходом в декрет или непосредственно после выхода из него, могут сделать это и до истечения этого срока;
• несовершеннолетние сотрудники также могут не дожидаться, пока пройдет шесть месяцев с момента начала их работы в компании, и запросить отпуск раньше;
• на льготных условиях и усыновители ребенка в возрасте до трех месяцев.

Кстати, работники в возрасте до 18 лет имеют право на удлиненный отпуск в 31 календарный день в любое удобное для них время (стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 дней). При подборе кадров надо учесть, что труд несовершеннолетних повлечет большие издержки.