Что такое разъездной характер работы

Что представляет собой разъездной характер работы и в чем его отличие от командировки. Возмещение расходов на поездки и их бухгалтерский и налоговый учет. РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ

Критерии  работы с разъездным характером

Критерии  работы с разъездным характером

Критерии разъездной работы работодатель определяет самостоятельно.

В законодательстве нет ни легального определения, ни четких критериев разъездного характера работы. Вместе с тем с учетом разъяснений государственных органов и судебной практики можно сделать вывод, что определяющими признаками разъездного характера работы являются следующие:

— исполнение основных (ключевых) обязанностей работника требует разъездов;

— значительный объем рабочего времени работник фактически проводит за пределами территории работодателя, исполняя обязанности в пределах такого времени.

Иные критерии зависят от конкретной должности работника, исполняемой им трудовой функции, частоты разъездов и могут быть определены работодателем в индивидуальном порядке. Например, в некоторых государственных органах и учреждениях показатель особого характера работы — возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.  При разработке внутренних документов компании работодатель вправе использовать формулировки из этих нормативных актов.

Также в локальном нормативном акте работодателю предстоит определить перечень должностей (профессий) с разъездным характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).  Кроме того, в трудовом договоре следует  закрепить обслуживаемую территорию. Именно в ее границах работник с разъездным характером работы будет совершать служебные поездки.

Законодательно не установлено, какими пределами может ограничиваться территория обслуживания. Как правило, указывают субъект  Федерации или отдельный район субъекта. Впрочем, при необходимости указывают несколько субъектов Российской Федерации или всю ее территорию.

Разъездной характер работы предполагает, что значительный объем рабочего времени работник проводит за пределами территории работодателя. Следует учитывать, что в законодательстве отсутствует запрет направлять работников, которым установлен разъездной характер работы, в служебные командировки. Это возможно в тех случаях, когда такое направление не соответствует по своим характеристикам, установленным работодателем, признакам служебной поездки при разъездном характере работы. Например, если определяющим критерием разъездного характера работы является исполнение в служебных поездках основных  обязанностей работника, то направление на обучение или семинар, посещение которого не входит в типичный круг обязанностей работника, должно считаться именно служебной командировкой. Аналогичный подход должен применяться, если работник направляется за пределы установленной для него зоны обслуживания.

Таким образом, при установлении работникам разъездного характера работы работодателю потребуется локальный нормативный акт с критериями такой работы и перечнем должностей, предполагающих постоянные разъезды. Зону обслуживания лучше закрепить в трудовом договоре с работником.

Работник с разъездным характером работы может выполнять обязанности в регионах, где у работодателя нет обособленных подразделений. Но создавать его специально и ставить на учет в налоговом органе не нужно. Обособленное подразделение — любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (п. 2 ст. 11 НК РФ). Рабочее место считается оборудованным, когда созданы все необходимые для исполнения трудовых обязанностей условия и на нем работники выполняют такие обязанности.

. Если для работника с разъездным характером работы не создается стационарное рабочее место, то оснований для постановки на учет в налоговых органах обособленного подразделения по месту осуществления таких работ не возникает (письма Минфина России от № 03-02-07/1–265 , от № 03-02-07/1–50 , от № 03-02-07/1/18634).

Как определить характер работы

Характер работы в зависимости от перемещения сотрудников в силу их обязанностей разделяется на следующие виды:

1. Работа, связанная с командировками – рабочее место определено конкретной территорией, но по заданию руководства сотрудник может направляться в командировки в другие города и регионы. Затраты на проезд к месту командировки и проживание возмещаются работодателем. Этот вид не требует внесения информации о компенсациях в трудовой договор.

Для выполнения разовых поручений в черте города командировочные документы не оформляются.

2. Разъездной характер работы – работа, связанная с постоянными поездками по служебным делам. Пример такой занятости – курьеры, экспедиторы, торговые представители и др. Так как поездки входят в трудовую функцию, они не могут считаться командировкой.

Если работа не имеет особенностей в отношении передвижений, никаких особых условий можно не оговаривать. При этом направить такого работника в командировку работодатель имеет право.

Что говорит закон

В ст. 57 ТК РФ закреплено среди обязательных для включения в трудовой договор условие, определяющее характер предстоящей работы (он может быть подвижным, разъездным, в пути или иным).

Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не считаются.

В ст. 168.1 ТК РФ перечислены категории работников, имеющие право на возмещение связанных со служебными поездками расходов:

• те, у которых постоянная работа — в пути;
• у которых она имеет разъездной характер;
• трудящиеся в полевых условиях;
• участвующие в экспедиционных работах.

Там же установлено, что в организации, практикующей постоянное применение разъездных работ, должен быть утвержден и закреплен колдоговором или локальным актом перечень таких работ (профессий, должностей).

То есть работодатель имеет право в случаях, когда трудовая функция сотрудника подразумевает постоянную работу в разъездах, установить ему разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов.

Само понятие «разъездной характер работы» закон четко не определяет (Письмо Роструда от N 4209-ТЗ).

Какая работа разъездного характера?

Готового списка разъездных работ по законодательству не существует. Причина кроется в специфике каждого из видов выездной деятельности. Например, адвокат может один день сидеть в офисе, а в другой день может разъезжать по судам и следствиям. Или другой вариант, няня может целый день работать в детском саду или приезжать на дом. При таком раскладе работодатель или кадровик уже самостоятельно определяют, какую работу отнести к категории разъездной. Перечень таких работ во внутреннем документообороте предприятия должен закрепиться специальным нормативным актом компании. Это требования статьи 57 ТК РФ.

Кроме того, условия выезда в 2019 году должны отражаться в трудовом договоре и должностной инструкции работника.  Но если работник изначально работал на локальной  работе, и потом перевелся на должность выездного характера, то к трудовому договору прикрепляется дополнительное соглашение, отражающее данный факт.

ВАЖНО

Следует учитывать, что оформление трудового договора в 2019 году с отклонениями от норм закона влечет за собой финансовое наказание в виде штрафов. Например, если нарушение допущено должностным лицом, с него взимается штраф в размере 20 тысяч рублей, с индивидуального предпринимателя – 10 тысяч рублей. А юридические лица лишаются 100 000 рублей собственных денег. Неоднократное нарушение ТК влечет за собой увеличение штрафов в два раза и дисквалификацию должностного лица до 3 лет.

Оформление в Трудовом Кодексе

При оформлении работника с разъездным характером работы кадровик должен руководствоваться статьей 168.1 главы 24 ТК РФ. Данная статья дает основание на определение компенсации расходов на командировки. До определенного времени все виды выездной деятельности сотрудников списывалось именно на эту статью. Но здесь важно учитывать, что статья 166 дает точное определение командировки. Согласно ей, командировкой в 2019 году считается выполнение служебных обязанностей вне пределов рабочего места в течение определенного срока. Такая формулировка дает основание разделить командировку от выездного характера работы, так как первое предполагает определенный срок времени, второе – один рабочий день.

Такое отличие было замечено при оформлении НДФЛ и страховых взносов, так как их сумма при оплате командировочных снижается. В целях внесения корректировок был принят закон №90 от , в котором рассматривалась целесообразность применения статьи 168 для определения разъездного характера работы.

Внимание

Учитывая актуальность этого положения, кадровикам следует брать во внимание, что компенсацию расходов по работе выездного характера нельзя оформлять в 2019 году как однодневные командировки. Это уже классифицируется как правонарушение и влечет за собой доначисление не только налогов, но и пеней и штрафов.

Различия между поездками и командировками

Разъездной характер труда не совместим с понятием командировки, представляющей собой поездку сотрудника на ограниченный период времени по производственному поручению и распоряжению работодателя из места постоянной занятости (ст. 166 ТК РФ).

За специалистом, отправленным в командировку, сохраняются занимаемое место (должность) и средняя заработная плата с возмещением:

• трат на проезд;
• затрат по оплате места проживания;
• иных расходов при нахождении не в месте постоянного проживания (суточных);
• затрат, одобренных руководством предприятия (мобильная связь).

Для оформления командировки на предприятии издается приказ, работнику оформляется служебное задание и удостоверение (командировочное). Командированный получает авансом деньги для расходов (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник сдает отчет о проделанной работе, об израсходованных суммах и прикладывает документы по всем видам трат.

В отличие от периодического характера командировок (по мере необходимости) разъездная деятельность представляет собой составной элемент трудовой функции сотрудника и носит постоянный характер. Условия, определяющие указанный характер труда, в обязательном порядке отражаются в трудовом соглашении сторон (ст. 57 ТК РФ).

Внимание! Все поездки в рамках исполнения должностных обязанностей, оплачиваются по окладу, оговоренному при оформлении трудового контракта. Оплата по среднему заработку применяется только к командировкам (ст. 167 ТК РФ).

Работы разъездного характера

Работы разъездного характера

Действующее законодательство о труде содержит следующее описание работ, имеющих разъездной характер: к ним относятся виды профессиональной деятельности, которые предполагают, что все основные трудовые функции работника исполняются им вне своего стационарного рабочего места. Такое определение на первый взгляд выглядит вполне четким и понятным. Однако на практике работники кадровых служб нередко сталкиваются с необходимостью отграничения понятия разъездной работы от смежных терминов.

Наиболее часто такие проблемы возникают в отношении работ, предполагающих регулярные поездки сотрудников. Действительно, у таких случаев есть общие черты: например, сотрудники регулярно отсутствуют в месте расположения организации в связи с выполнением своих должностных обязанностей, а их поездки, безусловно, носят служебный характер. В этой ситуации работодатели подчас задаются вопросом: нужно ли оформлять такие поездки каждый раз как отдельные командировки, или стоит установить разъездной характер работы водителей, бортпроводников и других сотрудников, которые постоянно находятся в дороге.

Скачайте документы по теме:

Положение о разъездном характере работы
Скачать в .doc

Пример заполнения типовой формы трудового договора для микропредприятий
Скачать в .doc

Трудовой договор с водителем
Скачать в .doc

Скачать архив документов

Ответ на этот вопрос во многом зависит от специфики трудовой деятельности конкретного работника. Дело в том, что командировка предполагает поездку для выполнения рабочих задач, которая длится в течение определенного промежутка времени. Тогда как работа разъездного характера по определению не может иметь четких временных границ, поскольку в принципе осуществляется в дороге, и прекращение таких поездок возможно только вместе с прекращением трудовых отношений.

Узнать подробности вы можете в нашей статье.

Признаки разъездного характера работ

Общие основания для обозначения разъездной характер работы в ТК РФ зафиксированы в ст. 168.1. Для того чтобы понять, относится ли профессиональная деятельность конкретного сотрудника к работе разъездного характера, удобно провести ее анализ на предмет соответствия нескольким основным признакам такой работы и уже затем принять окончательное решение. В частности, к таким признакам относятся:

отсутствие у сотрудника постоянного рабочего места, поскольку его трудовые задачи выполняются в различных местах в зависимости  от текущих задач компании; ежедневное или практически ежедневное возвращение работника на свое постоянное место жительства, то есть отсутствие необходимости длительного выезда в другую местность; расходование значительной части рабочего времени на перемещение к месту выполнения работ в соответствии с задачами компании; специфический характер трудовой деятельности на основном рабочем месте в пределах организации, который преимущественно связан с подготовкой к выполнению основных трудовых задач в местах, требующих выезда сотрудника за пределы места нахождения компании; иные признаки, свидетельствующие о необходимости выполнения регулярных поездок в интересах работодателя.

Для того, чтобы признать работу имеющей разъездной характер, совсем не обязательно, чтобы она соответствовала всем перечисленным признакам одновременно. Если вы сомневаетесь, идет ли речь о разъездной работе в Вашем конкретном случае, прочтите нашу статью.

Читайте по теме в электронном журнале

• Как оплачивать разъезды сотрудников по служебным делам и тратить меньше денег
• Разъездной характер работы: вопросы компенсационных выплат

Налогообложение при разъездном характере работы

Инспекция труда и представители различных фондов пристально проверяют оформление документов на разъездных сотрудников. Особое внимание в 2019 году уделяется документам, подтверждающим правомерность компенсации расходов. Причина в том, что компенсация учитывается при расчете налога на прибыль. Кроме того, расходы по разъездам освобождены от НДФЛ и страховых взносов, так как классифицируются выплатами на исполнение служебных обязанностей.

Однако эти нюансы не имеют отношение к надбавкам. Надбавки облагаются всеми видами положенных налогов.

Внимание

Для того чтобы исключить проблемы юридического и налогового характера с проверяющими органами, условия разъездной работы, в частности размер компенсации, должны быть отражены в трудовом договоре. Такому положению обязует письмо ФНС РФ от и положение Минздрава и соцразвития от .

Согласно простой логике, работник должен подтвердить свои расходы кассовыми чеками и квитанциями. В некоторых организациях такое положение не практикуется, а принято периодически начислять на счет работника фиксированную сумму. В таких случаях представители инспекции труда имеют склонность засчитать эту сумму за надбавку. Или другой вариант: выдача работнику кредитной карты организации для расчетов. По каждой расходной операции руководитель получает уведомление от банка.

Наглядный пример (надбавки)

Так, допустим, на предприятии вышел приказ, в соответствии с которым водитель-экспедитор получит надбавку в размере 15 000 рублей за разъездной характер его работы. В следующем месяце её включили в его зарплату, но удержали взносы и налоги. 1 950 рублей ушло в качестве НДФЛ (13%) и 3 300 (22%) – в Пенсионный фонд. Также было вычтено 765 р. (5,1%) в качестве взноса в ФФОМС, ещё 435 р. (2,9%) за сбор в ФСС и ещё 105 р. (0,7%) – налог за несчастные случаи на производстве. Итого от 15 000 рублей осталось 8 445 р. Надбавки, в отличие от компенсаций, облагаются всеми перечисленными налогами, и это невыгодно.

Оформление разъездного характера работ

Оформление разъездного характера работ

Разъездной характер работы — это особые условия осуществления трудовой деятельности, которые требуют надлежащего документального оформления, имеющего целью в том числе соблюдение трудовых прав работников. Процедура такого оформления несколько более сложна, чем оформление обычного офисного трудоустройства. Однако опытные специалисты кадровых служб сходятся во мнении, что это значительно проще, чем составлять документы для направления сотрудников в командировку. Узнайте, почему они придерживаются такой точки зрения, прочитав наш материал.

Установление разъездного характера работы

На сегодняшний день четкий перечень профессий и специальностей, имеющих разъездной характер работы, в Трудовом кодексе или других нормативных документах отсутствует. Поэтому полномочия в области отнесение тех или иных должностных позиций к числу имеющих разъездной характер работы всецело принадлежат работодателю. На практике ему необходимо издать локальный нормативный документ, в котором будет содержаться исчерпывающий перечень должностей организации, имеющих разъездной характер работы.

Обратите внимание! Если для конкретного сотрудника установлен разъездной характер работы, работодателю нет необходимости каждый раз оформлять приказ о направлении его в служебную поездку.

При этом не только содержание, но и форма такого документа определяются работодателем самостоятельно. Чаще всего для этих целей в компаниях применяется один из следующих видов документов:

локальный нормативный акт, например, соответствующий регламент или положение; индивидуальный трудовой договор с конкретным работником; коллективный договор или соглашение сторон социального партнерства.

В случае если для фиксации разъездного характера работы сотрудников в компании принято соответствующее положение, его необходимо утвердить приказом за подписью руководителя организации. При этом в таком документе нужно прописать ключевые условия установления разъездного характера работ для конкретной должностной позиции или их группы. Узнайте, какие положения следует включить в этот документ, в нашем материале.

Справка

Оформление трудового договора

Положения ст.57 ТК РФ требуют, чтобы при заключении трудового договора с работником работодатель указал в этом документе все существенные условия его трудоустройства, способные оказать влияние на эффективность выполнения им поставленных трудовых задач. При этом в данном разделе Трудового кодекса прямо указано, что необходимо фиксировать разъездной характер работы в трудовом договоре, поскольку он относится к таким обязательным условиям.

Отметим, что дополнить трудовой договор уже работающего сотрудника новым условием (о разъездной работе) можно по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ) или по инициативе работодателя в порядке ст. 74 ТК РФ с предварительным уведомлением и при наличии соответствующих оснований: их перечень приведен в нашем материале. Отметим, что по общему правилу, названия должностей работодатель определяет по собственному усмотрению.

Оформление документов при выполнении работником служебных обязанностей

Во многом процедура оформления трудовой деятельности сотрудников, которым установлен разъездной характер работы, является более простой, чем оформление служебных командировок. В том числе из-за отсутствия необходимости формирования некоторых специальных документов, таких как командировочные удостоверения и прочее.

Вместе с тем это не означает, что работник, выполняющий трудовые обязанности вне организации, не должен вести никакой отчетности о своей деятельности. Как правило, ему вменяется в обязанность оформление документов, подтверждающих маршрут и цель служебной поездки, а также ее результаты. При этом конкретный перечень и требования к разработке таких документов устанавливаются работодателем самостоятельно. В нашей статье мы приводим достаточно несложный, но вместе с тем исчерпывающий перечень таких документов, который будет удобен компании для учета работ сотрудников, постоянно находящихся в разъездах. 

Направление сотрудника с разъездным характером работы в командировку

Установление разъездного характера работы для сотрудника не означает, что его нельзя направить в командировку. Согласно положениям ТК и судебной практике, это нужно сделать в случае, если обстоятельства конкретной поездки существенно отличаются от обычных условий его работы, а само поручение носит разовый характер. В этом случае служебная поездка оформляется в соответствии со стандартными правилами направления в командировку, и понесенные расходы оплачиваются согласно порядку, установленному для командировок. В нашем материале мы приводим конкретный пример такой ситуации.

Суточные выплаты

О них тоже хотелось бы рассказать. Суточные при разъездном характере работы не зависят от фактических затрат сотрудника, и их не нужно подтверждать документально.

В соответствии со статьёй 168.1 ТК РФ, предприятия имеют право оплачивать специалистам дополнительные расходы, которые связаны с проживанием за пределами постоянного места жительства. Компенсации данного рода тоже не облагаются взносами и НДФЛ.

Однако в коллективном договоре должен обозначаться размер таких выплат, порядок их начисления и случаи, при которых это допускается. Этот факт подтверждён в письмах Минфина РФ от , а также от и .

Наглядный пример (компенсация)

А вот другая ситуация. Допустим, работник организации, среднесуточный заработок которого равен 1 200 р., должен был в течение семи дней выполнять работу, находясь в разъездных условиях труда. Потом, по завершении обязанностей, он предоставил в бухгалтерию доказательства, подтверждающие его траты за данный период. Он приложил автобусные билеты в оба конца, стоившие в общем 4 000 р., и чек из служебной гостиницы на 8 000 р.

Экономические службы начислили сотруднику компенсацию в размере 20 400 р. Эта сумма получилась в результате сложения компенсации пресловутых затрат (12 000 руб.) и суточных (1 200 х 7 = 8 400). Он получает эти деньги «чистыми». Ведь речь идёт о компенсации, а она налогами не облагается.

Критерии разъездной трудовой деятельности

Постоянная деятельность сотрудника, связанная с постоянно совершаемыми им служебными передвижениями, делится на труд (ст. 168 ТК РФ):

• в экспедиции;
• в полевых условиях;
• в пути;
• разъездную работу.

Четкие определения рассматриваемого характера работы законодательно не установлены, поэтому предприятие само устанавливает их с учетом ряда определяющих признаков, когда:

1. Трудящийся проводит за территорией компании значительную долю рабочего времени, исполняя в это время свои фактические обязанности.
2. Основные обязанности сотрудника предусматривают разъезды.
3. Иные критерии определяются работодателем в индивидуальном порядке по отношению к конкретной должности.

Внутренним нормативным документом организация определяет должности с типом работы переездами (ст. 168 ч. 2 ТК РФ) и фиксирует территорию обслуживания для производственных передвижений.

Пределом для территории указывается отдельный субъект Федерации или его район, ряд субъектов или вся территория РФ.

Работа в пути

Её хотелось бы отметить особым вниманием. Разъездной характер работы в первую очередь носит та деятельность, которая осуществляется при движении того или иного транспортного средства. Это было отмечено ещё в постановлении Совмина РСФСР от , положение которого остаётся актуальным до сих пор.

Речь идёт о работниках автомобильного и речного транспорта. Это капитаны-наставники, лоцманы, контролеры и кондукторы (автобусов, троллейбусов, трамваев, электричек), водители и т. д.

В этих случаях подтвердить разъездной характер работы очень просто. Для этого предоставляются путевые листы, приказы или отчеты по рейсам.

Плюсы и минусы для работника и работодателя

Александр Янюшкин, старший юрисконсульт Центра правового обслуживания

Общие правила направления работников в командировки определены в постановлении Правительства РФ от № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Данный нормативный правовой акт обязателен как для работодателя, так и для работника.

Порядок выполнения работы разъездного характера не регулируется специальным нормативным правовым актом. У работодателя с учетом специфики его деятельности имеется возможность самостоятельно определять порядок направления работников в служебные поездки согласно правилам, закрепленным в коллективном договоре, локальных актах, трудовых договорах с работниками.

Работник при приеме на работу должен внимательно ознакомиться с порядком выполнения у данного работодателя работы, имеющей разъездной характер: установлена ли территория служебных поездок, какие установлены лимиты компенсационных выплат, какая предусмотрена отчетность по результатам служебных поездок.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD

Необходимость разъездной работы каждый работодатель определяет самостоятельно. Как правило, у таких сотрудников нет стационарного рабочего места, то есть работодатель экономит на его оборудовании, однако по закону он все равно должен компенсировать множество расходов.

В отличие от командировок, оформлять отдельные приказы по каждой поездке сотрудников с разъездным характером работы не нужно. Для таких сотрудников работодатель может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам и перемещениям — например, раз в неделю или в месяц.

Кроме обязательных компенсаций работодатель может предусмотреть надбавку к заработной плате сотрудника за особый характер работы. Ее размер может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ч. 1 ст. 129, ст. 149 ТК РФ). Однако на практике курьер или торговый представитель вряд ли может рассчитывать на такую надбавку.

Специфика оформления

Выше было немного рассказано про разъездной характер работы. Что это значит, понять можно. Теперь стоит поговорить о специфике оформления данной деятельности.

Представители фондов и ИФНС тщательно проверяют документы, которые предоставляются в качестве подтверждения правомерности возмещения «разъездным» сотрудникам пресловутых расходов. Почему? Потому что компенсация учитывается при осуществлении расчета налога на прибыль. А ещё она освобождена от НДФЛ и страховых взносов, поскольку является выплатой, связанной с исполнением человеком своих обязанностей. Это не касается надбавок! Они представляют собой особую стимулирующую выплату за выполнение работы в специфических условиях. Они облагаются всеми налогами. Впрочем, чуть позже на примерах это будет продемонстрировано.

Итак, чтобы у налоговых представителей не возникало вопросов к руководству и сотрудникам, необходимо отразить в коллективном договоре условия, определяющие разъездной характер работы. Также они должны быть обозначены в локальных нормативных актах и соглашениях. В этих же документах необходимо указание размера компенсаций.

Данные требования обозначены письмом ФНС РФ от и положением Министерства здравоохранения и социального развития от .

Выходные и дополнительный отпуск

Статья 113 ТК РФ разрешает работодателям привлекать своих работников в производственный процесс в выходные и праздничные дни с соблюдением определенных условий. Работники с разъездным характером деятельности в этом не исключение. Условия заключаются в следующем:

• письменное согласие рабочих на работу в выходной и праздничный день. Есть случаи, когда письменное согласие не требуется, а работник обязан выходить на работу: угроза производственной аварии или последствия таковой, необходимость обеспечить сохранность имущества работодателя, государства или муниципального характера, выполнение работ, связанных с введением военного или чрезвычайного положения в стране;
• об оплате выполненных работ в эти дни следует руководствоваться статьей 153 ТК РФ. В ней декларируется, что труд в эти дни должен оплачиваться в двойном размере. Точный размер оплаты должен быть определен во внутренних документах или в трудовом договоре;
• по желанию сотрудника, упущенный выходной или праздничный день может быть компенсирован предоставлением другого рабочего дня в последующем. В таком случае двойная оплата отменяется. Зарплата начисляется в обычном порядке.

Порядок работы в выходные и праздничные дни между локальными и разъездными сотрудниками ничем не отличаются. Кроме того, для разъездных работников не теряет актуальность выплаты компенсаций в порядке, указанном в статье 168 ТК.

Оформление расходов при разъездном характере работы

Расходы работников разъездного характера должны быть подкреплены соответствующими документами. Кроме того, документооборот предполагает также определенный перечень документов, на основе которых возмещаются эти расходы. К таким документам относятся:

• коллективный трудовой договор, в котором должны быть указаны обязательства работодателя о возмещении понесенных работником расходов;
• подписанные трудовые соглашения и приложения к ним, указывающие на факт разъездного характера работы;
• внутренние нормативные документы предприятия, в которых определен список разъездных рабочих, их обязанности, размеры расходов и методы их компенсации и прочая информация.

Если все документы оформлены правильно, то у представителей инспекции труда и иных фондов не будет претензий относительно правомерности трудовых взаимодействий работодателя и работника.

Возмещение расходов на поездки

При постоянной работе, имеющей разъездной тип, есть два варианта возмещения.

1. Возвращаются расходы по перемещениям, подтвержденным документами, исключая суточные (ст.168 ТК РФ). Иначе указанные суммы не будут относиться на расходы.
2. Компенсации затрат предусматривает не выплату сотруднику подтвержденных им расходов, а выплату фиксированной надбавки за разъездной характер работы, величина которой предусмотрена ЛНА.

Компания, выбирая один из вариантов, должна учитывать не только сопутствующие расходы по налогообложению и страховым взносам, но и дополнительный документооборот, увеличивающий расходы компании косвенным образом через оплату времени трудящихся.

Возмещение расходов при разъездном характере работы по официальным документам чаще востребовано при продолжительных служебных поездках работников в иные районы или за пределы страны.

• Транспортные расходы подтверждаются билетами на использованный вид транспорта, а при поездках на личном или служебном автомобиле — путевыми листами, квитанциями.
• Проживание подтверждается кассовым чеком или документом строгой отчетности.

Руководство самостоятельно решает, какие документы учитывать для подтверждения нахождения сотрудника в служебной поездке, и нужно ли согласование с руководством по таким поездкам.

Введение надбавки при передвижном виде деятельности применимо, если сотрудник выполняет поездки преимущественно внутри одного населенного пункта (одной местности). У него отсутствуют затраты на проезд и жилье в иных регионах или за границей РФ, а затраты по транспорту относительно небольшие, их размер известен (если, к примеру, востребован только на проезд в городском транспорте). Надбавка платится сотруднику, выполняющему работу при одновременном нахождении в поездках в течение всего рабочего времени или большей его части.

Допускается еще один вариант компенсации расходов – комбинированный. При этом способе возмещение расходов по транспорту, найму жилья и на иные расходы, понесенные трудящимся с ведома руководства, выполняется по подтверждающим документам, а суточные траты возмещаются за счет надбавки (ст.168.1 ТК РФ).

Размер возмещения

Размер надбавки законом не регулируется, работодатели имеют право на самостоятельное определение размера надбавок с учетом экономической целесообразности и с фиксированием их в ЛНА.

По некоторым отраслям, связанным с речным, автомобильным транспортом и автомобильными дорогами, доплачивается надбавка в 20% от оклада, в строительстве величина компенсации составляет 15%-20% в зависимости от количества дней в поездках.

Предполагается, что добавочная сумма должна компенсировать транспортные, суточные и иные возможные траты. Поэтому при таких выплатах получающие их не обязаны предоставлять подтверждающие расходы документы. Подобный вариант оплаты облегчает документооборот и не предусматривает дополнительных затрат времени на оформление документов.

Налогообложение расходов по поездкам

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы граждан по форме НДФЛ и страховыми взносами (Письмо МФ РФ № 03-04-06/1626, ). Обложение обязательными платежами указанных сумм отсутствует, потому что выплата носит компенсационный характер и связана с исполнением трудящимся обязанностей по его должностной инструкции (ст. 217 НК РФ).

При этом обязательна отметка о характере занятости и оплаты (компенсационной) в соглашении, коллективном договоре, внутренних актах. Оплата не облагается по НДФЛ в размерах, ограничиваемых внутренними документами компании или договорами (ст. 217 НК РФ).

Внимание! Выплачиваемые при разъездной занятости суточные могут превышать размер, установленный для командировок. Они не облагаются налогом на доходы граждан в полном размере, так как служебные поездки не признаются командировками и на них не распространяется установленный лимит.

Предприятие не обязано иметь обособленную структуру, создавать специально и регистрировать в налоговом органе в местности, где его специалист с разъездным характером занятости выполняет предусмотренные договором обязанности (Письма МФ РФ №03-02-07/1-50 от , № 03-02-07/1/18634 от ). Рабочее место сотрудника считают оборудованным, если в наличии условия, необходимые для нормального выполнения должностных обязанностей.

Важность корректного оформления документации

Руководство компании должно обращать внимание на правильность оформления документов, так как от этого зависят выплаты или надбавки, причитающиеся в зависимости от определенного характера труда.

Пример

Иван Федоров, трудившийся в ЗАО «Строй» в должности водителя, обратился в суд с заявлением об оплате долга по заработной плате и суточных за время, проведенное в командировках.

Судом было установлено, что Федоров трудился по договору, которым, кроме работы по основному месту занятости, предусматривалось исполнение трудовых обязанностей в обособленных структурах ЗАО.

Заявителю в возмещении суточных было отказано (Определение Московского суда по делу №33-24126, ).

Несмотря на то, что в договоре не указан особый характер работы Федорова, фактически его занятость имела разъездной характер. В подтверждение были приняты путевые листы, по которым сотрудник ежедневно перемещался между разными пунктами, находясь все время в пути.

Постоянные перемещения между пунктами, указанными в договоре, или деятельность разъездного характера командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Труд водителя служебного транспорта не относится к командировкам, в трудовом договоре обязанность Федорова по выполнению служебных поездок в подразделения ЗАО была четко указана.

Судебная коллегия решение областного суда не изменила.